كيف تتوقف عن التورط في مهام غير مهمة

"إذا استغرق الأمر أقل من دقيقتين ، فقم بذلك الآن."

تصوير لوكاس بلازيك على Unsplash

عندما نبدأ العمل في الصباح ، عادة ما يكون لدينا روتين يساعدنا على البدء في الأشياء التي نحتاج إلى القيام بها لهذا اليوم. أبدأ في التحقق من البريد الخاص بي ، وإعادة تشغيل جهاز الكمبيوتر الخاص بي ، ثم فرز الطلبات العديدة التي ترد عبر البريد الإلكتروني أو البريد الصوتي أو الإشعارات التلقائية.

خلال هذه اللحظات الافتتاحية من يومي ، أصبحت مغمورة بالمهام "العاجلة".

ما اعتدت فعله هو العمل على الطلبات العاجلة بغض النظر عن مدى أهميتها. أعتقد أن إخراجهم من الطريق ، بغض النظر عن الوقت الذي سيستغرقونه ، سيساعدني في إنجاز كل العمل الذي كان علي القيام به.

لسوء الحظ ، كنت في نهاية المطاف الحرث من خلال كل هذه المهام غير مهمة ولكن عاجلة وحرق خلال نصف يوم لي. بعد ذلك ، سيتركني نصف يوم للقيام بعمل يوم كامل.

عندما أدركت أنني كنت أهدر الكثير من الوقت في القيام بمهام غير مهمة بدا أنها تهدم منزلي أو حرائق تحتاج إلى إخمادها ، وجدت استراتيجية غيرت كل شيء.

ديفيد ألين والقاعدة الدقيقة الثانية

"إذا استغرق الأمر أقل من دقيقتين ، فقم بذلك الآن."
- ديفيد ألين ، إنجاز الأمور

إذا كان يمكنك القيام بمهمة خلال دقيقتين عند مراجعة الطلبات والطلبات الواردة ، فلماذا لا تكملها بعد ذلك وهناك؟

هذا هو السؤال الذي يطرحه ديفيد ألن في كتابه الشهير والمفيد: "إنهاء الأمور". كتابه هو في الواقع الخطوط العريضة لنظام إدارة الوقت الذي وصفه الكثيرون لسنوات. ومع ذلك ، بما أنني انتقلت من وظائف مختلفة ، فقد وجدت أنه يجب تكييفها.

في الواقع ، يتم تكييفها مع النظام الذي أستخدمه حاليًا لمساعدة الأشخاص ذوي الإنتاجية. ومع ذلك ، فقد وضع ألن بالتأكيد الأساس لمعظم ما يمكننا تعلمه وهو التركيز الرئيسي لهذه الأداة التالية.

ديفيد ألن ، مستشار الإنتاجية

"في بعض الأحيان ، يأتي أكبر مكسب في الطاقة الإنتاجية من تنظيف خيوط العنكبوت والتعامل مع الأعمال القديمة وتطهير المكاتب - قطع الحطام المفاجئ الذي يعيق الحركة إلى الأمام." - David Allen

عرّفني مرشدتي على الكتاب ، "إنجاز الأمور في وقت كنت فيه أعمل بجد لفهم لأول مرة كيفية تتبع جميع المهام التي كان عليّ القيام بها.

كما اتضح ، يعد David Allen مثالًا رائعًا على شخص كان لديه مجموعة متنوعة من الوظائف التي ساعدته على تعلم كيفية إدارة سير العمل من أنواع مختلفة كثيرة.

قبل أن يصبح خبيرًا في الإنتاجية ، نعلم اليوم أنه قد تم تكليفه بالعمل ك الساحر ، النادل ، مدرس الكاراتيه ، تنسيق الحدائق ، مشغل المخرطة الزجاجية ، وكيل السفر ، مدير محطة الوقود ، تاجر U-Haul ، طباخ المطعم ، مدرب النمو الشخصي ، مدير شركة خدمات العشب ، ومدير وكالة السفر.

لقد عمل بالتأكيد مجموعة متنوعة من الوظائف. ومنذ الثمانينات ، عمل مع العديد من المنظمات لمساعدة المديرين التنفيذيين في الإنتاجية.

عندما علمت بقاعدة الدقائق الثانية وتعلمت إما القيام أو تفويض أو حذف أو حفظ أي مهام نتلقاها لبدء يومنا هذا ، فقد غير كل شيء في سير العمل الخاص بي.

حكم الدقائق الثانية: القيام ، التفويض ، الحذف ، الملف

الصورة من قبل أرنيل حسنوفيتش على Unsplash

عندما نبدأ يومنا بالطلبات الواردة من الإدارة أو زملاء العمل ، نبدأ بتحديد ما هو مهم وما هو عاجل فقط. ثم نحتاج إلى فرز الطلبات العاجلة التي تدخل في سير العمل لدينا.

هذا هو المكان يضيء حكم دقيقتين. عندما نبدأ العمل من خلال هذه الطلبات ، يمكننا إما القيام بها إذا كانت تستغرق دقيقتين. تفويضهم للآخرين. اشطبهم. أو قم برفعها بعيدًا.

يساعدنا تعلم استخدام هذا النظام على العمل من خلال هذه الطلبات العاجلة الجديدة في الوقت المناسب. في كثير من الأحيان ، ما كان يأخذني ساعات لأعمل فيه لأنني لم أكن متأكدًا من ما يجب فعله ، والآن يستغرق أقل من ساعة.

هذا هو النظام الذي سنستخدمه لمراجعة العمل العاجل لهذا اليوم.

افعل ذلك - فقط إذا استغرق دقيقتين أو أقل

في كثير من الأحيان ، هذه هي المهام التي يمكن أن تكون مهمة وعاجلة. ولن يأخذوا الكثير من يومك. إنها عمليات رد اتصال بسيطة تؤكد المعلومات أو الرد السريع عبر البريد الإلكتروني على شخص لديه سؤال.

لقد وجدت في هذه اللحظات ، أن هناك الكثير من "الاستجابات المعلبة" لهذه الأنواع من المهام التي تساعد على تقليل الوقت المستغرق في العمل من خلال هذه الاتصالات العاجلة.

المفتاح هنا هو إذا كان يمكنك القيام بذلك في دقيقتين ، فقم بإنجازه.

مندوبها - أنت لست أفضل شخص لهذه المهمة

هذه هي المهام التي هي طلبات عامة لشركتك. ربما لديك عملية حيث يمكن لمهني إداري التعامل مع هذا الطلب. أو كان مجرد شيء أرسل لك بشكل غير صحيح.

من خلال هذه المهام ، نرسلها إلى الأمام. إذا تطلب الأمر منا متابعتها ، فيمكننا تقديم تذكير سريع للتقويم والمضي قدماً في يومنا هذا. لا نحتاج إلى القلق بشأن مهمة ليست مناسبة لنا.

المفتاح هنا ، إذا لم يكن مناسبًا لك ، فأرسله إلى أفضل شخص لإنجازه.

حذفه - لا توجد قيمة لهذا الطلب

هذه هي لمعلوماتك ، والاتصالات. أراها عندما يقوم شخص ما بإجراء مكالمة هاتفية حول شيء متعلق بعملي ، ولكن لا توجد متابعة أو إجراء مطلوب. تشعر هذه المهام أننا قد نحتاج إلى مراجعة ومتابعة شيء ما ، ولكن في معظم الأحيان ، لا يوجد شيء يجب القيام به.

مع هذه الاتصالات "العاجلة" ، نحتاج إلى الاعتراف بها ثم حذفها. إذا لم يكن هناك أي قيمة لها ، فلا فائدة من فعل أي شيء أكثر من ذلك. يمكن أن تكون هذه المهام يهدر الوقت ضخمة.

المفتاح هنا ، إذا لم يكن عليك فعل أي شيء ، فلا تفعل أي شيء.

ملف It - مرجع ، أكثر من دقيقتين ، مطلوب في وقت لاحق

الآن ، "إيداعها" يكتسح أي شيء لم يتم تغطيته من قبل. لأن تقديمه في الواقع يمكن أن يكون بضعة أشياء. أولاً وقبل كل شيء ، إذا كان للرجوع إليها ، فبإمكانك تقديمها بعيدًا. أو إذا كنت بحاجة إلى الاحتفاظ بها لأن شركتك تحتاج إليها ، فاحفظها أيضًا.

ومع ذلك ، إذا كانت المهمة تستغرق أكثر من دقيقتين ، فماذا نفعل بها؟ نحن "ملف" عن طريق جدولة ذلك في وقت لاحق. هذا هو المكان الذي يمكننا فيه أخذ مصفوفة أيزنهاور وتحديد مكان وضعها في عصرنا. بهذه الطريقة ، نعلم أنه يمكننا إنجازها.

المفتاح هنا ، إذا كان لا يمكن تنفيذه في دقيقتين أو كان بحاجة إلى الإبقاء عليه ، ينقله إلى متى وأين يحتاج إلى المضي قدمًا ومتابعة يومك.

ماذا يعني هذا لعملك اليوم

عندما نطبق هذا على سير العمل لدينا ، فإننا نتعرف على هذه الخطوات لكل مهمة والطلب الوارد. في بعض الأحيان ، يستغرق التعود على هذا الروتين الجديد بعض الشيء. بالنسبة لي ، إنه روتين بدء التشغيل الخاص بي.

لبدء يومي ، يتم جدولة 30 دقيقة في التقويم الخاص بي كل يوم. وعندما تأخرت قليلاً أو قضيت يومًا ضريبيًا بشكل خاص في اليوم السابق ، فقد أزيد هذه المدة إلى 60 دقيقة للتأكد من وصولي إلى كل ما وصل إلى مكتبي.

يتم استخدام الدقائق القليلة الأولى من بدء التشغيل الخاص بي لجمع كل شيء. البريد وفتح ومراجعة البريد الإلكتروني وتسجيل البريد الصوتي ومراجعة الملاحظات المرسلة إلي من قِبل زملاء العمل ، ومراجعة أي مستندات دخلت إلى نظام الملفات الإلكتروني لدينا.

بمجرد امتلاك كل شيء ، أذهب إلى كل واحد باستخدام قاعدة مدتها دقيقتان.

بحلول نهاية هذا الوقت ، سوف أكمل بعض المهام العاجلة والهامة. تفويض أي شيء لا ينبغي أن أفعله. تم حذف أي شيء لمجرد معلوماتي. وتودع بعيدا أو تحدد أي عمل قد يستغرق وقتا أطول من دقيقتين.

طريقة سير العمل هذه تخلق القليل من الزخم لنا وتساعدنا على إكمال بعض الأعمال لبدء اليوم. ونقوم بمعالجة كل شيء يأتي بين عشية وضحاها أو نهاية يوم العمل السابق.

عندما نعالج هذه "المهام العاجلة" أول شيء في الصباح ، فهذا يساعدنا في الحصول على حرية الانتقال إلى مهامنا المهمة دون إهمال المهام التي قد تكون أقل أهمية. كما أنه يساعدنا على التخلص من العمل الذي لا يتعين علينا القيام به على الفور.

باستخدام نظام فرز العمل العاجل المعروف باسم قاعدة الدقائق الثانية ، يمكننا حقًا البدء في التركيز على إنجاز العمل المهم. عندما يتم إنجاز العمل المهم ، يمكننا الانتقال إلى عمل أقل أهمية.

هل سمعت من حكم دقيقتين؟ هل تستعمل؟ هل قمت بتكييفها لتناسب احتياجاتك؟ شارك في الردود أدناه!

هذا مجهود من كتابي ، النجاح في الإنتاج ، إنه في المراحل الأخيرة من التطوير ، وأود أن أسمع رأيك في الخيارات الثلاثة لغطاء الكتاب!

التصويت على غلاف الكتاب المفضل لديك هنا!

  • ** تنويه: هناك روابط التابعة في هذا المنصب. ***

تم نشر هذه القصة في The Startup ، أكبر منشور لريادة الأعمال في شركة Medium ، يليه +445678 شخصًا.

اشترك لتلقي أهم الأخبار هنا.