الصورة عن طريق يسوع هيلاريو H. على Unsplash

كيف تتوقف عن أن تكون فوضى وتبدأ في النجاح

كيف تبقى المنظمة في العمل يغير كل شيء

"الهدف من التنظيف ليس فقط التنظيف ، ولكن الشعور بالسعادة في هذه البيئة." - ماري كوندو

أنا وزوجتي نختلف في الطريقة التي نعاني بها من روعة منزلنا. تحب أن تتأكد من أن كل غرفة مرئية تستخدم للتسلية والانتعاش. ترك مساحات التخزين للحصول على كل شيء آخر في الداخل دون تنظيم.

في حين أنه من المهم بالنسبة لبقية منزلنا أن يكون أنيقًا ونظيفًا ، إلا أنني أعاني من أن مساحات التخزين هي المكان الذي يتم فيه إلقاء كل شيء فيها دون طلب. غالبًا لأنه عندما أذهب للبحث عن شيء ، من المحتمل ألا أجده بسهولة. وهذا يجعل أي مشروع أقوم به يستغرق وقتًا أطول.

أشعر بهذه الطريقة تجاه منظمة مساحة العمل الخاصة بي أيضًا.

يخيفني أن أرى مساحات تخزين ممتلئة بالأشياء العشوائية. فكرة "الدرج غير الهام" هي فكرة يصعب علي فهمها لأنه إذا كانت غير مهمة ، فيجب أن تكون في القمامة.

يتم تنظيم العديد من زملائي في العمل المثمر في مكاتبهم. عندما يتعلق الأمر بالإمدادات وحفظ الملفات ، فهم يعرفون مكان كل شيء ويعيدون دائمًا كل شيء.

لقد وجدت مركزين رئيسيين لتنظيم مساحة العمل:

اللوازم والإيداع.

عندما نكون في فوضى ساخنة على أساس منتظم ، يعاني عملنا. أصبحنا غير منتجين ونبدأ في تجربة الإرهاق والاكتئاب والضباب العقلي الذي يمنعنا من القيام بعملنا الأفضل.

لكن لا يجب أن يكون بهذه الطريقة.

لماذا نحتاج إلى تنظيم؟

تصوير بيوتر ويلك على Unsplash

في مكتبي ، سواء في العمل أو في المنزل ، أبقي اللوازم اليومية في متناول اليد وبالترتيب. بهذه الطريقة ، كل شيء سريع وسهل الوصول إليه ، لذلك لا أقضي وقتًا إضافيًا في محاولة للعثور على الأشياء.

نحن بحاجة إلى تنظيم في العمل من أجل الانتقال من مهمة إلى مهمة بسرعة وفعالية وتركيز من أجل إنجاز جميع أعمالنا.

وقمت بتطوير نظام يساعد على الحفاظ على التنظيم وزيادة الإنتاجية لدينا.

№1 - قم بإزالة كل عنصر من مكتبك

نحتاج أولاً أن نقرر ما نحتاجه بالفعل. هناك العديد من الأشياء التي نحتفظ بها جميعًا في مكتبنا ولكنها لا تستخدمها أبدًا. من المهم إزالة كل شيء وتصفح الأشياء التي لا نستخدمها.

№2 - أعلى عناصر الدرج

هناك عناصر العمل التي يمكنني استخدامها كل يوم. عناصر مثل الأشرطة المطاطية ، والأقلام ، والمبرزات ، والمفكرة ، والملاحظات اللاصقة ، والدبابيس ، إلخ. إذا كنت تستخدمها بشكل منتظم ، مرة واحدة يوميًا ، فاحتفظ بها في الدرج العلوي لسهولة الوصول إليها.

№3 - عناصر الدرج الأوسط

هذا هو المكان الذي أحتفظ فيه بالأشياء التي لا تستخدم بانتظام ، أقل من مرة. هذه عناصر مثل الشريط والأظرف الكبيرة ومقاطع الموثق والشرط وما إلى ذلك. إنهم قريبون ومنظمون ، لكنني لا أستخدمها طوال الوقت ، لذا فهم غير مؤهلين للحصول على الدرج العلوي.

№4 - سطح المكتب

أحافظ على جرة مليئة بالأقلام على مكتبي للوصول السريع لأنني دائمًا ما أقوم بتدوين الملاحظات طوال اليوم. بخلاف ذلك ، لا أحفظ الكثير على مكتبي.

№5 - الدرج السفلي

إذا لم أستخدم شيئًا أكثر من مرة واحدة في الأسبوع ، فسيذهب إلى درج حفظ الملفات السفلي. هذا عن عشوائي كما يحصل درج بالنسبة لي. هذه العناصر قريبة ، ولكنها غير مستخدمة عادةً.

لا تطغى على التنظيف

لا يحتاج نظام منظمتنا إلى أن يكون مجنونًا ، بل يركز فقط على ما نستخدمه يوميًا ، وما نستخدمه عدة مرات في الأسبوع. بمجرد أن تعرف ما هي تلك الأشياء ، قم بتنظيم مكتبك مع وضع هذه العناصر في الاعتبار.

سيساعد ذلك على تسهيل الانتقال من مهمة إلى أخرى وإبقائك في حالة تنقل دون البحث عن مقاطع الورق.

كيف يمكنك الاحتفاظ ملفاتك

الصورة هنري وشركاه على Unsplash

هذا هو واحد من أهم أنظمة العمل في المنزل والعمل. عندما يتعلق الأمر بحفظ المعلومات ، من الضروري الرجوع إليها بسرعة. هناك مجالان خاصان لحفظ الملفات أتابعهما رقمي والورق.

الايداع الرقمي

بالنسبة إلى ملفي الرقمي ، أستخدم نظامين. مجلدات على جهاز الكمبيوتر الخاص بي وبرامج مثل Microsoft OneNote أو Evernote. وأقترح أن يشترك الجميع في هذه الأنظمة لتتبع كل ما لديهم رقميًا.

أولاً ، المعلومات الوحيدة التي تدخل في مجلدات هي مشاريع محددة. ابدأ بمجلد كبير واحد للسنة ، "2019" ، ثم احتفظ بكل مشروع رئيسي تحت هذا المجلد.

على سبيل المثال ، لدي حاليًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بي "مجلد 2019" ، وفيه يمكنك العثور على مجلدات لخطة وأهداف الحياة الخاصة بي ومشاريع الكتب التي أعمل عليها وأي شيء متعلق بمدونتي. المفتاح هو العثور عليها بسهولة في المستقبل.

إذا كان هناك شيء يمتد على مدار عام بعد عام ، فاخذ فقط أحدث المعلومات إلى مجلد العام الجديد. أي شيء لا يعمل في الأشهر الثلاثة الأخيرة يبقى في مجلد العام السابق.

ثانيًا ، يعد استخدام برامج مثل Microsoft OneNote أو Evernote لتتبع المعلومات المرجعية أمرًا ضروريًا. يسمح لك كلا البرنامجين بالبحث السريع عن المعلومات ، ومع ذلك ، إذا تم تنظيمها تحت الموضوعات ، فيمكنك العثور بسرعة على ما تبحث عنه أيضًا.

أستخدم OneNote في العمل لتتبع كل عملية مهمة نستخدمها وكذلك القوالب ورسائل الاستجابة المعلبة والبريد الإلكتروني والمعلومات الهامة التي أستخدمها على مدار اليوم. وبهذه الطريقة ، إذا كان شخص ما بحاجة إلى شيء ما ، أو كنت بحاجة إلى استخدام شيء سريع ، يمكنني الدخول إلى OneNote وإكمال المهمة في غضون دقيقتين بسهولة.

في المنزل ومع مشاريعي الشخصية ، أستخدم Evernote. لديها تطبيقات الهاتف ، وتطبيقات الكمبيوتر ، وتطبيق الويب. ومثل OneNote في العمل ، أحتفظ بمعلومات مرجعية مهمة حول منزلنا ومشاريعي الجانبية والقوالب الخاصة بالتدوين والكتابة.

هذه الأنظمة ضرورية للحفاظ على كل شيء رقميًا.

ورقة الايداع

أولاً ، حاول إبقاء الورق عند الحد الأدنى. إذا كان يجب أن يكون لديك مستندات ورقية ، فحاول الاحتفاظ بها جميعًا في صندوق إيداع واحد أو درج في خزانة ملفات. حاول وقم بهذا في العمل أيضًا. إنه لأمر مدهش كم هو أسهل للعثور على المعلومات عندما يكون لديك أقل لتصفحها.

الآن ، أصبح الذهاب بلا أوراق أمرًا ممكنًا دائمًا. لذلك عندما يكون لديك أشياء تتطلب الورق ، فإن لدي نظامًا بسيطًا التقطته من David Allen وكتابه "Getting Things Done:

  • ابدأ بمجلد واحد في مقدمة كل شيء يسمى: عناصر الإجراء.
  • مجلد واحد وراء هذا المجلد المسمى: يوما ما.
  • ثم قم بإنشاء مجلدات وهي مرتبة أبجديًا. هذه هي كل المنظمة التي نحتاجها مع الورق.

عناصر الإجراء مخصصة للأشياء التي تحتاج إلى اتخاذ إجراء بشأنها ، مثل أشياء الفواتير أو العقود. يمكن أن يكون يوما ما لقراءة المقالات أو لمراجعة شيء تلقيته عن طريق الورق. المجلدات الأبجدية مخصصة لجميع المراجع الأخرى.

عندما تكون بالترتيب الأبجدي ، ستتمكن من العثور على أي شيء. ويساعد المجلدان الموجودان في المقدمة في معالجة المهام والبريد والتي تأتي بشكل منتظم. فرز خلال هذين المجلدين الأمامي مرة واحدة في الأسبوع. عادة في بداية الأسبوع.

في العمل ، تساعد مجلداتنا الأبجدية أنفسنا وزملاء العمل لدينا في العثور على كل ما نحتاجه في لحظة سريعة. لا أقضي مطلقًا أكثر من 30 ثانية في البحث عن ملف في الخزانة الخاصة بي لأنه يتميز بوضوح وسرعة الرجوع إليه.

سيوفر لك نظام حفظ الملفات الورقي البسيط هذا الوقت والطاقة عندما يتعلق الأمر بالبحث عن العناصر التي تحتاج إليها للإشارة بسرعة.

لماذا المسائل المنظمة

كل هذا مهم لأننا نحتاج إلى الوصول إلى الأشياء بسرعة للانتقال من مهمة إلى مهمة بكفاءة. إذا كانت ملفاتنا ومستلزماتنا منظمة ، فيمكننا إنقاذ الكثير من المتاعب والوقت الضائع عندما نحتاج إلى استخدامها.

والكفاءة هي جزء من نجاح الإنتاجية. تساعد منظمتنا أيضًا في تقليل مستويات التوتر عندما يتعلق الأمر بالعثور على أشياء مهمة. لذلك صباح الغد عندما تذهب إلى مكتبك ، حدد موعدًا لمدة ساعة والتنظيم.

كيف نظمت أنت في العمل؟ ماذا تفعل لتتبع كل شيء؟ شارك في الردود أدناه.

هل أنت مستعد لتحقيق النجاح في الإنتاجية؟

إذا كنت تريد أن تصبح ناجحًا في إنتاجيتك ، تحقق من كتابي الإلكتروني: Jumpstart Your Productivity اليوم واحصل على مكافأة في My My Productivity Booster Kit.

الحصول على كل الموارد الآن!

* يرجى ملاحظة أن هناك روابط تابعة في هذا المنصب. إذا قمت بالنقر فوق رابط وشراء عنصر ، فسوف أتلقى عمولة صغيرة. *