كيفية تشغيل مكالمات جماعية أكثر فعالية

تحدث عن التعاون في مساحة العمل ولا يمكنك تجاهل المكالمات الجماعية والاجتماعات البعيدة. المكالمات الجماعية في كل مكان ولا مفر منها في إعداد اليوم.

أجد أنه من المدهش أننا في الوقت الحاضر ، يمكننا بدء المشاريع دون حتى مقابلة شركائنا شخصيًا. ونحن لا نستطيع فقط البدء بنجاح ، ولكننا ننجح ونجد التوازن في التواصل بمسؤولية.

أعتقد أن الكثير من ذلك يأتي لأن التسلسلات الهرمية قد سوت الآن - الفرق أكثر ديمقراطية. وهم يفهمون أنه ليس من مسؤولية مدير المشروع أو مديره حضور المكالمات وجمع المعلومات ثم توزيعها على الفريق. في هذه الأيام ، يحضر معظم أعضاء الفريق المكالمات ، ويشاركون في الحالة والتعليقات الاحتياطية ويشاركون بالكامل في القرارات المتعلقة بالمشروع.

ولكن هنا تكمن المفارقة - يتم التركيز بشكل كبير على تقليل الاجتماعات بحيث لا يتم عرقلة إنتاجية عضو الفريق. من ناحية أخرى ، من المهم إجراء مكالمات جماعية في فرق موزعة في جميع أنحاء العالم. من المهم أن نلتقي ونتعاون في أمور تتطلب من الناس مناقشة النتائج والتوصل إليها.

هل هناك طريقة للخروج؟

ماذا عن تشغيل الاجتماعات والمكالمات الجماعية فائقة الفعالية؟ ماذا عن اتباع بعض الاتفاقيات التي تم تحديدها مسبقًا حتى لا تشعر المكالمات الجماعية بأنها عقاب؟

إذا كنت تبحث على الإنترنت للحصول على إرشادات بشأن إجراء المكالمات الجماعية ، فستجد الكثير من الأدبيات الجيدة المتاحة.

ومع ذلك ، ما زلت أرغب في أخذ طعنة في سرد ​​بعض الأشياء التي تناسبني -

الجدول الزمني بحكمة

حاول دائمًا اكتشاف أفضل وقت لجميع المشاركين في المكالمة. نظرًا لأنه قد يكون منتشرًا في مناطق زمنية مختلفة ، فقد يكون من الصعب تحديد فترة زمنية مشتركة. أدوات مثل WorldTimeBuddy يمكن أن تساعد.

أيضًا ، سيكون هناك أوقات يكون فيها بعض المشاركين مضطرين للتنازل عن وقت عائلاتهم في المساء أو الليل. في مثل هذه السيناريوهات ، يمكنك تدوير فتحات الوقت كل بضعة أسابيع حتى يحصل الجميع على استراحة من فتحات الوقت الصعبة.

مشاركة جدول والموارد قبل المكالمة

يرجى التأكد من مشاركة جدول الأعمال وأي مستندات / موارد مرافقة للمكالمة مسبقًا ، حتى يتوفر لجميع المشاركين الوقت الكافي للذهاب إليها والتفكير فيها للاستعداد.

في مناسبات عديدة ، ارتكبت خطأً في مشاركة المستندات مباشرة على المكالمة ، ونادراً ما كان ذلك مثمرًا. لقد استغرق الأمر دائمًا مكالمة / مناقشة متابعة للتوصل إلى القرارات.

في جدول الأعمال ، يساعد أيضًا في تحديد النقاط التي تعتمد عليها القرارات ، وأي شيء يجب معالجته بشكل منفصل ، ونقاط مخصصة لأغراض إعلامية ، وأخيراً من سيكون المالك لكل نقطة يتم مناقشتها.

قم بالاختيار الصحيح بين مكالمات الفيديو والصوت

تفضل دائمًا أن يكون لديك مؤتمر فيديو عبر الصوت. خاصة عندما تبدأ العمل مع عميل أو فريق جديد ولا تزال في المرحلة الأولية من بناء علاقة.

يُجبر الفيديو الأشخاص على التركيز على ما تتم مناقشته في المكالمة وعدم الاستسلام لرغبة التحقق من رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل أو الانشغال أثناء المكالمة. بخلاف ذلك ، يمكن أيضًا التقاط تعبيرات الوجه الدقيقة أو لغة الجسد من الفيديو للتأكد من أن المشاركين الآخرين يفهمون ما يقال ولا يشعرون بالارتباك.

بمجرد بناء ثقة كافية مع العميل وفي الفريق ، قد تكون بعض المكالمات صوتية فقط.

إبقاء العين في الوقت المحدد

أنا متأكد من أننا جميعًا في اجتماعات ماراثونية استمرت لمدة ساعتين أو أكثر ، وأنا متأكد من أنك ستوافق على أن تلك الاجتماعات لن تكون أبدًا مثمرة. ما لم تحاول استكشاف مشكلة الإنتاج مباشرة ، والتي قد تستغرق وقتها الخاص.

لذا كن دائمًا محترفًا وابدأ واختتم الاجتماع في الوقت المحدد. إذا بدا أن الاجتماع سيمتد ، خذ إذن الجميع بالتمديد. خلاف ذلك ، اختتام وإعداد اجتماع متابعة.

تعرف متى تذهب إلى وضع جهاز الاتصال اللاسلكي

لا نزال في هذه المرحلة حيث يمكن مقارنة تكنولوجيا مؤتمرات الفيديو / الصوت لدينا باجتماعات وجهاً لوجه ، ولن يكون هناك تأخير في الكلام ، ويمكن للعديد من الأشخاص التحدث في وقت واحد على المكالمة.

يبدأ الكلام في التشويش إذا بدأ الكثير من الناس في التحدث في وقت واحد.

لذلك ، لتجنب تلك الفوضى - اعتماد وضع اسلكية تخاطب. فكر في الطريقة التي رأيت بها أشخاص يتحدثون على جهاز اتصال لاسلكي في الأفلام ، وحاول الانتظار لإيقاف مؤقت. وعندما يتوقف شخص آخر عن الكلام ، حدد وجهة نظرك للمناقشة.

استكشاف مشاكل الأجهزة

أنا متأكد من أنك واجهت كيف يمكن أن تشعر المكالمات في بعض الأحيان بأنها علاج لقناة الجذر. خاصةً عند وجود مشكلات في الشبكة أو الميكروفون أو الضوضاء الخلفية.

قم دائمًا باستدعاء مثل هذه المشكلات ، قبل أن تبدأ في فقدان ما يجري مناقشته في المكالمة. إذا كانت هناك مشكلة في الجهاز أو الشبكة من جانبي ، فإنني أفضل ألا أكون على المكالمة ، بدلاً من التقاط أجزاء وقطع من المحادثة.

في بعض الأحيان لا يدرك الأشخاص أن لديهم مشكلة في ميكروفون أو شبكة أو ضجيج في الخلفية ؛ تحتاج إلى الإشارة إليها. تشير جميع برامج المؤتمرات هذه الأيام إلى أن الميكروفون نشط ، لذا فمن السهل أن تطلب من شخص ما كتم صوته عندما لا يتحدث.

اختبر دائمًا الكمبيوتر المحمول وسماعة الرأس مع زميل للتأكد من أنك مسموع ويمكنك سماع صوتها بوضوح أيضًا.

لا تخجل أبدًا من مطالبة عميلك بإجراء اختبار ping www.google.com للتحقق مما إذا كان اتصال الإنترنت ثابتًا بعد تشغيله على جهازك أولاً. حتى العالم المتقدم لديه مشاكل في خدمة الواي فاي!

إستمع جيدا

الاستماع فن. ومن المهم مثل الكلام. إنها أهم مهارة قيادية. لذا ، حاول ألا تقاطع شخصًا ما ؛ وإذا قاطعك أحدهم ، فاطلب منه بأدب أن يمسك بتفكيره ويسمح لك بالانتهاء.

انتظر الإيقاف المؤقت قبل أن تتناغم. اكتب النقاط التي تريد مناقشتها بينما يتحدث شخص آخر ؛ خشية أن تنساهم عندما يحين وقت الكلام.

في بعض الأحيان ، بناءً على جنسيات المشاركين ، من الصعب فهم لهجتهم ، وفي هذه الحالة اطلب منهم بأدب التحدث ببطء وتكرار ما سمعته منهم لتأكيد سماعك الصحيح. مشاهدة الأفلام الأجنبية لالتقاط لهجات أخرى! :)

مع حصولك على المزيد من الخبرة في التحدث مع أشخاص من دول أخرى ، تبدأ أيضًا في مراقبة الاختلافات الثقافية ، على سبيل المثال عادة ما يكون الأشخاص من الولايات المتحدة أكثر مباشرة ومنفتحين للتحدث ، مقارنة بالأوروبيين الأكثر رسمية ويستغرقون وقتًا أطول للانفتاح.

من الصعب التقاط هذه الإشارات الثقافية أو الشخصية اللطيفة في البداية ويستغرق التعود عليها وقتًا طويلاً. لهذا السبب يمكن أن تعمل مكالمات الفيديو في بعض الأحيان بشكل أفضل حيث يمكنك أيضًا مراقبة لغة الجسد وفهم الأجزاء غير الشفهية من الاتصال.

اختتم دائمًا المكالمات مع بريد إلكتروني للمتابعة

عليك دائمًا أن يقوم شخص ما (كاتب) بتدوين ملاحظات للمكالمة حتى تتمكن من تلخيص المكالمة في النهاية. تساعد مشاركة محاضر الاجتماع (MoM) دون فقد أي من القرارات المهمة أو عناصر الإجراء على إبقاء الجميع على نفس الصفحة. خصص بضع دقائق في نهاية المكالمة لتلخيص المكالمة وإنهاؤها.

تلك كانت بعض الأشياء التي تعلمتها وأحاول ممارستها في مكالماتي الجماعية لجعلها أكثر فعالية.

آمل أن يساعدوك كذلك.

لقد كتبت هذه المدونة الإلكترونية الخاصة بإدارة المنتجات ذات النشر المتوسط. إذا كنت تحب القراءة ، فصفق قلبك وساعد الآخرين في العثور عليه.