كيفية تشغيل اجتماع رهيب

الاجتماعات هي الثمن الذي ندفعه لعدم كونك نفسية. إليك كيفية تجنب الإنفاق الزائد.

يعد حصر ساعات العمل الضائعة في الاجتماعات أمرًا محزنًا. خلال مسيرة مهنية نموذجية ، ينتهي المطاف بمعظمنا بمعاناة من خلال اجتماعات سيئة أكثر من اجتماعات جيدة.

منذ الانضمام إلى Help Scout ، تحسنت بشكل كبير توقعاتي للاجتماعات ، لكن حتى الوقت هنا لم يكن كافياً لرفع متوسط ​​العمر الافتراضي لدي. أنا ، مثلك ، أكثر دراية بعلامات الاجتماعات الرديئة أكثر من تلك التي تديرها باقتدار.

لحسن الحظ ، لقد اكتسبت على الأقل خبرة كافية لاكتشافها عند انتهاء الاجتماع. فيما يلي قائمة مختصرة بطرق حسنة النية قد تؤدي إلى تعطيل اجتماعك التالي عن طريق الخطأ.

دعوة المزيد من الناس مما تحتاج

أولاً: حشو زملائك في الفريق على طراز السيارة في قاعة المؤتمرات أو Google Hangout من اختيارك.

مثل كل هذه الأمثلة ، يأتي هذا الخطأ من مكان جيد. لقد اشترينا فكرة أن اثنين من رؤساء أفضل من واحد ، لذلك بالتأكيد ستؤدي قوة ذهنية إضافية إلى العصف الذهني أفضل وأكثر تنوعا.

صحيح إلى حد ما ، ولكن هناك سقف. لم يسبق لي أن جلست في اجتماع مثمر انتهك قاعدة جيف بيزوس المكونة من البيتزا ، والتي صنعت نفسها لحماية حجم الاجتماع في أمازون. هناك أدبيات راسخة ومقنعة تُظهر فعالية اتخاذ القرارات انخفاضًا حادًا عندما ينمو عدد الحاضرين إلى منطقة ذات رقمين.

يمكنني التفكير في ثلاثة أسباب لماذا:

  1. فائض من الآراء يؤدي حتما إلى مناقشات حمراء حول تافهة. بشكل عام ، فإن زيادة حجم المجموعة يقلل متوسط ​​مستوى خبرتها.
  2. يتطلب المزيد من الحركة المزيد من التنظيم ، الذي يولد المزيد من البيروقراطية. الكثير من الأيدي العاملة على سطح السفينة ستجبرك على الاعتماد على "عملية" مهمة لمجرد الإبقاء على عقد اجتماع.
  3. المخرجات المضافة لا تعوض عن الناتج المفقود من التسكع الاجتماعي.

الجاني المشترك هنا هو عدم الرغبة في إرسال مندوب بدلاً من الفريق بأكمله. هل سمعت النكتة عن نجاة اجتماع آخر قد يكون رسالة بريد إلكتروني ، أليس كذلك؟ يقوم المندوب بتوفير الوقت بطريقة مماثلة ، من خلال نقل ما تمت مناقشته مرة أخرى لأولئك الذين لا يحتاجون إلى الحضور.

هل العمل التجميعي في الاجتماع

الاجتماعات مفيدة لاتخاذ القرارات أو تخطيط المشاريع. كنقطة مقابلة ، سيخبرك كل مؤلف الإعلانات بأن أسوأ المواد يتم إنتاجها بواسطة اللجنة ؛ المجموعات أفضل في تجميع الأشياء معًا في إنشاء القطع الفردية.

رغم ذلك ، لقد ارتكبت هذا الخطأ كثيرًا في كل مرة. كل هذا "اتخاذ القرار" أمر مشجع ، ويبدو أنه من الطبيعي أن "يحذو حذوه" ينبغي أن يحذو حذوه في الحال وفي ذلك الوقت.

لقد تعلمت بالطريقة الصعبة أنه على الرغم من أن الاجتماعات مفيدة لتحديد ما يمكن القيام به ، إلا أنها رهيبة لوضع الطلاء على القماش. تصبح التعليقات ذات صلة عند ظهور Thing - حتى لو كانت مجرد جزء من النتيجة النهائية.

التعاون له حدوده. استخدم الاجتماعات لرسم المسار ، للحصول على ردود الفعل الحشوية على طول الطريق ، ولتجاوز خط النهاية. لا تستخدمها لتجميعها على الفور. خلق وحده ، نقرر معا.

لا تقم بتعيين قواعد أو حواف صلبة

لا أحد يحب أن يكون داعية حكم. تشعر أنك مثل منحنى التعاون ، المربية التي أرسلت للإشراف على جميع الأطفال الجامحين.

علاوة على ذلك ، يتمتع معظمنا بصحبة زملائنا ، لذلك من السهل السماح للاجتماعات بأن تصبح غير رسمية للغاية. يمكن أن تتحول الحالة المزاجية المريحة إلى "الهم" ، والتي تتحول بعد ذلك إلى "الإهمال". وعندما لا يتم التعامل مع الاجتماعات بعناية ، تنشأ مجموعة كاملة من المشكلات:

  • لا يوجد ما يشبه الهيكل ، لذلك سرعان ما تتحول الاجتماعات إلى "فترة استراحة مع مدرس بديل".
  • يتم اعتبار أوقات البدء اختيارية تقريبًا ، والتي تكافئ المتأخرات وتعاقب على الموعد المحدد.
  • لا يتم كتابة أي شيء أو تحديد تاريخ استحقاق. هذا يؤدي إلى "لقاء صداع الكحول" - الإدراك اللاحق بأن كل شيء تمت مناقشته لن يكتمل بواسطة جنية مهمة سحرية. لا يوجد علاج Gatorade لذلك.
  • لا يتم احترام الوقت ، لذلك لا أحد يركز أفكاره أو يظهر مستعدًا. هذا يدعو لمزيد من الوقت للوقت كالأسئلة الدائرية والصمت اللاسلكي وحظات "دعني أتحقق"

كل ما سبق يؤدي إلى اجتماعات محبطة لا تتبع جدول أعمالها المعلن ونادراً ما تحقق النتائج المرجوة منها.

من ناحية أخرى ، عندما يتم التعامل مع الاجتماعات بجدية تستحقها ، فإن الجميع يبدون على استعداد للاستفادة القصوى منها. للحفاظ على أمناء الناس ، يمكنك أن تنتهي بـ "جولة ختامية" ، والتي تتكون من تعليقات قصيرة دون انقطاع حول كيفية سير المناقشة.

يصر على إيجاد اتفاق

يبدو أن النصيحة الغريبة تتمثل في عرض جزء من الاجتماعات ، ولكن هذا صحيح. لا تتعلق الاجتماعات بالتوصل إلى اتفاق ، بل تتعلق بإيجاد التوافق - هناك فرق حقيقي بين الاثنين.

تعني المحاذاة أنه يمكنك الحجز والتحفظ ، ولكنك تختار الالتزام بالقرارات النهائية المتخذة وتيسيرها. المحاذاة ضرورية دائما. الاتفاق ليس كذلك.

سوف تضحك ، لكنني ولدت شاهداً على عنف Wile E. Coyote على يد أشخاص لم يستطعوا التخلي دون الاستسلام من الجانب الآخر. هذا هو المكان الذي يصبح فيه ميسر الاجتماع ذا قيمة خاصة. إنهم يضمنون سماع الآراء ، ويعطون اعترافًا جادًا بالمخاوف التي أثيرت ، ثم يقومون بإجراء المكالمة ويدفعون الجميع إلى الأمام.

مقابلتك في منتصف الطريق

الاجتماعات هي كيس اللكم في مكان العمل. نلتقط صورًا عليهم عندما نشعر بالإحباط بسبب السجن المنشوري الذي هو تقويمنا المزدحم (أفضل أن أختتم الاجتماعات بألوان ممتعة احتفالية مثل "Time Suck" الأزرق و "Where Did It All Go Wrong" red).

الأهم من ذلك ، الاجتماعات هي الضريبة الصغيرة التي ندفعها لعدم كونها نفسية.

يمكننا استخدام عدد أقل منها ، لكننا لن نتخلص منها أبدًا. ما لم تقرر الإنسانية أن "العقل البشري" كله يبدو جيدًا بعد كل شيء ، سنحتاج دائمًا إلى الاجتماع من أجل التواصل والتعاون وتبادل الأفكار والحاضر والمناقشة والبناء الجماعي على أفكارنا. الاجتماعات جيدة لذلك ، لذلك من الأفضل أن نحقق أقصى استفادة منها.

غريغوري سيوتي هو كاتب ومدير تسويق المحتوى الذي ينشر رسالة إخبارية أسبوعية على GregoryCiotti.com. تم نشر إصدار سابق من هذا المنشور في الأصل على مدونة Help Scout.