كيفية تسهيل ورشة التفكير في التصميم في ساعتين فقط

تمت دعوة DesignMap في خريف هذا العام للمشاركة في ورشة عمل حول التفكير التصميمي في المؤتمر السنوي لصحة Health 2.0. لم تكن المشاركة في المؤتمر مثار تفكير بالنسبة لنا - عملت DesignMap في مجال الرعاية الصحية لسنوات للعملاء الذين تتراوح أعمارهم بين عمالقة الرعاية الصحية المعروفة مثل Aetna وحتى الشركات الناشئة الصغيرة التي لا تزال في وضع التخفي. ولكن إدارة ورشة عمل التفكير في التصميم في ساعتين فقط مع 40 مشاركا من خلفية غير معروفة؟ كان هذا هو التحدي.

يعد تيسير ورشة العمل مهارة مهمة في مجموعة أدوات أي مصمم. في DesignMap ، نقوم غالبًا بتسهيل ورش العمل في بداية دورة حياة التصميم. نحن نستخدمها لتحديد وبناء توافق في الآراء بشأن استراتيجية المنتج ، وتوليد الأشخاص ، والاطلاع على سرعات تكرار المنتجات السريعة والمزيد. عادةً ما يكون المشاركون لدينا مجموعات صغيرة من 5 إلى 10 عملاء لديهم فهم مشترك لمساحة المنتج والأهداف المشتركة. في هذه الحالة ، كان الشيء الوحيد الذي عرفناه عن المشاركين هو اهتمامهم بتكنولوجيا الصحة الرقمية.

تبدو صعبة ، أليس كذلك؟ ولكن مع التحدي تأتي الفرصة. إليك أفضل 5 دروس تعلمنا حول كيفية تخطيط ورشة عمل وتيسيرها حيث لا تعرف الخلفيات أو اهتمامات المشاركين.

  1. لا يوجد شيء اسمه التخطيط الزائد

تم التخطيط لكل نشاط من هذه الورشة وتوقيته حتى اللحظة. تم تخصيص بعض الأنشطة لمدة 10 دقائق ، بينما تم تخصيص أنشطة أخرى لمدة دقيقتين فقط. كان للعديد من الأنشطة خطط للطوارئ - أفضل تخميننا لما قد لا ينجح كما كان متوقعًا أصلاً وخطة B في حالة حدوث ذلك. وجلبنا 2 توقيت كبير لإبقائنا في الموعد المحدد طوال الجلسة.

قبل أيام قليلة من الحدث ، قمنا بعمل كامل لورشة العمل في مكاتب DesignMap. هذا يضمن أن لدى Audrey (الميسر الرئيسي) وجميع ميسري DesignMap الآخرين فهمًا مشتركًا لجدول ورشة العمل.

خطة مفصلة مع تقديرات الوقت لكل قسم يساعد ورشة العمل بسلاسة.

2. تأسيس أرضية مشتركة - بسرعة!

كيف يمكننا الحصول على مجموعة من 40 شخصًا غريبًا للبدء سريعًا في العمل كفريق تصميم؟ كانت الخطوة الأولى لإقامة علاقة. على الرغم من أنه لم يكن لدينا سوى ساعتين لورشة العمل ، فقد خصصنا الدقائق العشرة الأولى لكل شخص يقدم نفسه للمجموعة بأكملها. كانت هذه خطوة حاسمة لجعل الجميع في مزاج المشاركة ، وفهم خلفيات الأفراد بشكل أفضل ، وتأسيس شعور مشترك بالهوية في الغرفة.

كان التحدي الذي يواجه تصميم الورشة هو "كيف يمكن للذكاء الاصطناعي أن يساعد كبار السن في تذكر تناول دوائهم؟". نختار هذا الموضوع لأنه كان توازنًا جيدًا بشكل عام (يمكن للجميع أن يرتبطوا بالرعاية الصحية للمسنين) ومحددين: الذكاء الاصطناعي سيكون عدسة محددة من شأنها أن تحد من مجموعة الحلول التي يمكن أن ننظر فيها.

ضمنت نشرات حول الذكاء الاصطناعي فهماً مشتركاً لماهية الذكاء الاصطناعي.

3. لديك بعض الكعك خبز

واحدة من أهم القيم المستمدة عادة من ورش العمل هي الأفكار الجديدة غير المتوقعة التي تولدها المجموعة في الوقت الفعلي بناءً على أنشطة الورشة. ومع ذلك ، في هذه البيئة ، نظرًا لأننا منحنا الأولوية لإعطاء المشاركين طعمًا لعملية التفكير التصميمية الكاملة ، فقد كان من المنطقي أن نضع المجموعة في بعض الأحيان بأفكار معبأة مسبقًا. لقد استخدمنا استعارة عرض الطهي: كما تعلمون ، حيث ينبثق الطاهي بعض الخليط الخام في فرن واحد ، ولكن بعد ذلك ... فويلا! من خلال سحر التلفزيون ، يتم الانتهاء من الكعكة بطريقة سحرية وعلى الفور! لذلك نحن خبز بعض الكعك. على سبيل المثال ، في قسم العرض التخفيفي من اليوم ، قمنا بتسليم قسائم ورقية بأسماء الشركات عليها. بدلاً من التفكير في شركة ذات صلة والبحث فيها (في 5 دقائق فقط!) ، يمكن للمشاركين البحث في إحدى الشركات التي اقترحناها بدلاً من ذلك.

وبالمثل ، بينما طلبنا من المجموعة إنشاء خريطة رحلة من نقطة الصفر ، كان لدينا أيضًا خريطة رحلة احتياطية جاهزة الصنع جاهزة للاستخدام فقط في حالة. إذا نفد الوقت ونحتاج إلى قطع نشاط ما ، فقد أردنا أن نستفيد من وجود خريطة رحلة دون الاضطرار إلى إعداد نشاط في الوقت الفعلي.

ساعدتنا الأفكار المطبوعة مسبقًا للشركات للبحث في الحصول على العرض التوضيحي السريع بسرعة.

4. ثق بالمجموعة ، وثق بالعملية ... وتأكد من أن لديك وسيطًا ديناميكيًا

هل سبق لك أن شعرت بهذا الحلم حيث وقفت أمام حشد من الناس وقلت لهم شيئًا ما ، وينظر إليك الجميع كأنك مجنون؟ القلق بشأن تفجير ورشة العمل هو مصدر قلق مشترك. لكن جدول أعمال ورشة العمل كان مليئًا بالأنشطة بحيث لم يكن هناك وقت للمشاركين لكي يشعروا بالملل. إذا لم يعجبهم أي نشاط ، فبعد 5 دقائق انتقلنا إلى النشاط التالي. علاوة على ذلك ، نطلب من الجميع وضع أجهزتهم بعيدًا عن مدة ورشة العمل. إزالة التشتيت هي طريقة رائعة لتشجيع الناس على أن يكونوا حاضرين.

ومع ذلك ، فإن الغراء الذي يجمع ورشة العمل هو الميسر الرئيسي. أدار ورشة العمل لدينا أودري كرين ، الشريك في DesignMap ، وهو خبير في توليد طاقة جماعية إيجابية والتفكير على قدميها.

أودري كرين يقود ورشة عمل التفكير التصميمي في Health 2.0.

5. الحفاظ على بناء الطاقة والزخم حتى النهاية

الهدف من ورشة العمل هو خلق نتيجة رائعة. حتى في ورشة عمل صغيرة للمؤتمرات ، فقد أعطينا الأولوية لإحياء أفكار الناس. في نهاية الجلسة التي استغرقت ساعتين ، تمكن كل مشارك في ورشة العمل من مشاركة فكرته أمام المجموعة بمشاركة أسلوب متحف فني. كان لدينا واحد 'Decider' اختر مفهومًا رابحًا. بعد ذلك ، قام أربعة من مصممي DesignMap بإنشاء نموذج أولي حقيقي من المفهوم الفائز ، وتم الكشف عن هذا النموذج في كشكنا في نهاية اليوم. ساعد هذان المعلمان الهامان في الجمع بين الجميع وخلق شعور مشترك بالإنجاز لهذا اليوم.

تجمع حشد لرؤية النموذج الأولي النهائي الذي تم الكشف عنه في نهاية المؤتمر!

على الرغم من أنه لا يمكنك أبدًا التنبؤ بما سيحدث في ورشة العمل ، إلا أن وجود خطة مفصلة ساعدنا على الشعور بالثقة قبل بدء ورشة العمل. ساعد بناء علاقة بين مجموعتنا واختيار موضوع قابل للعلاقة على جعل المشاركين يشعرون بالراحة من المشاركة. لكن وجود بعض الحيل المعبأة مسبقًا في سواعدنا يضمن استعدادنا للنجاح بغض النظر عما حدث. ولأن لدينا ثقة في العملية - ومُسهل كبير - فقد تمكن جميع الحاضرين في ورشة العمل من تذوق عملية التفكير التصميمي خلال ساعتين قصيرتين فقط ورؤية أفكارهم تنبض بالحياة في نهاية اليوم.

مصمم في DesignMap

نينا جانيس