كيفية خلق ثقافة العمل الموزعة

PREAMBLE: من فضلك لا تسميها "العمل عن بعد". يجعل الأشخاص الذين يعملون خارج المكتب استثناءً للقاعدة الداخلية. فكر في قول "العمل الموزع" أو "العمل". لمعرفة المزيد ، راجع هذا المنشور الممتاز من Chase Adams في Walmart Labs.

نحن في Cylinder نساعد في تحقيق أهداف العمل باستخدام تصميم وبرمجيات محورها الإنسان ، وهو أمر ممتع للغاية. لدينا أيضا فريق موزع بالكامل ، والذي يعمل بشكل جيد بالنسبة لنا.

في الآونة الأخيرة ، كان لدينا عميل يقول شيئًا نسمعه طوال الوقت:

"نواجه مشكلة في توظيف مطورين خبراء بدوام كامل في سان فرانسيسكو."

يسمع المرء هذا كثيرا في منطقة الخليج. من المستحيل توظيف مطورين خبراء في سان فرانسيسكو ، أقل إقناعهم (عادة أكثر من 30 ، ربما مع أسر) بالانتقال إلى المدينة الأمريكية الرئيسية التي تضم أقل نسبة من الأطفال.

إن توزيع فريقك هو إحدى طرق مواجهة تحدي التوظيف هذا واستفادة فريقك بعدد من الطرق الأخرى.

ومع ذلك ، فإن خلق ثقافة عمل موزعة هو أكثر بكثير من مجرد "ترك الناس يعملون من المنزل".

ثقافة العمل الموزعة هي التزام متعمد على مستوى الفريق بمجموعة من قنوات الاتصال والممارسات لتمكين العمل من أماكن مختلفة.

إليك كيفية إنشاء ثقافة عمل للتوزيع ولماذا.

من https://morguefile.com/creative/diannehope

لماذا توزيع فريقك؟

سنناقش الفوائد بالتفصيل بشكل منفصل ، ولكن باختصار ، الثلاثة الرئيسية هي

  1. الموظفون الأكثر سعادة (صحة أفضل ، إنتاجية معززة ، تنوع متزايد ، تقليل معدل دوران الموظفين ، يشجع الاستقلالية)
  2. تحسين الإنتاجية (استخدام أكثر تركيزًا للوقت وتقليل أيام العمل المفقودة بسبب المرض)
  3. تكاليف أقل (العقارات ، دوران الموظفين والتوظيف ، الرعاية الصحية من الأشخاص الأكثر سعادة / الأكثر صحة ، أرخص في التوظيف من مجموعة أكبر ، راتب أقل عندما يعيش الموظفون في منطقة منخفضة التكلفة)

كيفية بناء ثقافة موزعة

هناك أربعة مفاتيح لإجراء أي تغيير ثقافي تنظيمي مثل تغيير موقع أين يعمل الجميع وكيف يتواصلون.

1. أخبر قصة تغيير

المصدر: ويكيميديا

لإجراء تحول بنجاح في أي مؤسسة ، تحتاج إلى إعداد الجميع لما سيحدث. والأكثر أهمية هو أن القيادة تحتاج إلى سرد قصة تغيير جذابة. يبدو المصطلح خياليًا ولكنه فكرة بسيطة جدًا:

  1. أخبر قصة واضحة عن سبب توزيع مؤسستك ، وكيف سيحدث التغيير (على وجه التحديد) ، ومتى يُتوقع اكتماله.
  2. إعادة النظر علنًا بشكل مستمر في المرتبة الأولى ، والحفاظ على ثبات القصة ، والإبلاغ عن كيفية سيرها.
  3. عند اكتمال التغيير ، أرسل رسالة إلى كل شخص يقول "التغيير اكتمل!" وشكر الجميع على صبرهم.

لماذا هذا مهم؟ أي تغييرات كبيرة في مكان العمل تخلق القلق. العمل هو كيف ندعم أنفسنا وعائلاتنا ، ناهيك عن كيفية حصولنا على الرعاية الصحية - تخيل شخصًا يقول لك إنه سيختلف كل يوم غد! حتى التغيير مثل الانفتاح على العمل الموزع يمكن أن يسبب القلق. إذا كنت أعمل من المنزل ، هل يعتقد الناس أنني متهرب؟ هل أنا أقل عرضة للترقية؟

قصة التغيير تساعد الجميع على إدارة توقعاتهم وتقليل القلق. إنها تفعل ذلك عن طريق تعليق يدك بهدوء طوال العملية بأكملها وعدم التراجع عن الخطة.

مثال تغيير القصة

عند توزيع فريقك ، قد تبدو قصتك كما يلي:

في البداية:

سننتقل إلى نموذج العمل الموزع من الآن وحتى عيد الشكر. أنت حر في العمل من أي مكان تريد ولكن من المهم أن تفهم كيفية القيام بذلك بفعالية. يرجى قراءة وثيقة أفضل الممارسات (ملاحظة المحررين: لدينا في النهاية) وبدء مناقشة مع فريقك. بالنسبة للأشخاص في المكتب ، من المهم بنفس القدر قراءة المستند والشراء ، وربما أكثر من ذلك. نحن نفعل هذا لأننا نعتقد أن هذا التغيير له فوائد تجارية إيجابية ، بما في ذلك الموظفين الأكثر سعادة ، وزيادة التنوع ، وانخفاض التكاليف ، وتحسين الإنتاجية. تواصل مع Alice أو Bob إذا كانت لديك أسئلة.

لاحقا…

أهلا مرة أخرى! نحن في منتصف الطريق من خلال انتقالنا. إذا لم تكن قد بدأت بالفعل في تغيير فريقك أو بدء مناقشات حول كيف يبدو العمل الموزع بالنسبة لك ، فهذا وقت رائع. تذكر ، إننا نقوم بهذا من أجل الموظفين الأكثر سعادة ، وزيادة التنوع ، وخفض التكاليف ، وتحسين الإنتاجية. تذكر أيضًا أن تتواصل مع Alice أو Bob إذا كانت لديك أسئلة!

في نهايةالمطاف:

مرحبا! حسنًا ، لقد أصبح انتقالنا إلى الثقافة الموزعة قد اكتمل الآن. سنستمر في تكييف وضبط كيفية تحقيق فرقنا لهذا الهدف ، لكن الجميع قاموا بعمل رائع! حتى الآن انتقل X٪ من الأشخاص إلى العمل الموزع بدوام كامل و Y٪ جربوه مرة واحدة على الأقل. نواجه الآن جميع المزايا الرائعة التي اعتقدنا أننا سنشعر بها! ياي! شكرا جزيلا لأليس وبوب لقيادة هذا التغيير!

ملاحظة تكتيكية واحدة: يجب أن يشارك الجميع في كتابة القصة ، وليس فقط القيادة. من المرجح أن تنجح قصة كتبها الأشخاص الذين يتعين عليهم أن يعيشوا التغيير.

2. دور النمذجة

المفتاح الثاني للتغيير الثقافي هو نمذجة الأدوار.

يتعين على قادة أي منظمة أن يظهروا بنشاط وعلنا التغيير الثقافي الجديد المنشود.

هذا أمر أساسي - إذا لم يحتضن القادة تمامًا قصة التغيير وعاشوها في سلوكهم اليومي ، فسيفشل التغيير الثقافي. سيشعر الجميع وكأنه عمل أكثر تم تكليفهم به من قِبل الزعماء الذين لا يتعين عليهم اتباع قواعدهم الخاصة.

في مثالنا على نشر الثقافة الموزعة ، ينبغي على المديرين التنفيذيين والإدارة العمل بطريقة موزعة ، والمشاركة في المناقشات حول ما ينجح وما لا ينجح ، وإلا يكونون إيجابيين ومشجعين. تعتبر رؤية الرئيس التنفيذي للعمل من المنزل أكثر تأثيرًا من سماع إخبارك الرئيس التنفيذي بالعمل من المنزل.

3. آليات تعزيز

المصدر: Giphy

بمجرد أن تكون لديك قصة في مكان ما وتوضح القيادة للجميع كيف يتم ذلك ، من المهم مراقبة التقدم وتعزيز السلوكيات المطلوبة.

في حالة الانتقال إلى ثقافة موزعة ، فكر في تتبع بعض المقاييس الأساسية للغاية التي تجيب على السؤال: "مهلا ، كيف يعمل هذا الشيء الموزع من أجلكم جميعًا؟"

  • تعمل النسبة المئوية بالكامل خارج المكتب أو مرة واحدة على الأقل في الأسبوع
  • 1-10 استطلاع حول مدى مواتية الثقافة للعمل في مكان آخر.

يمكنك بعد ذلك إرسال تقارير قصيرة حول الفرق التي لديها أفضل الدرجات وتزويدهم عشوائيًا بشيء يشبه جائزة أو نزهة. تشير الدراسات إلى أن المكافآت المالية ليست فعالة.

في حالة إنشاء ثقافة موزعة ، قد لا تكون الحوافز ضرورية - التغيير قد يكون مكافأة خاصة. قد يكون توفير الوقت في التنقل وزيادة المرونة في الجدول الزمني بمثابة تغيير إيجابي بما يكفي لتحفيز الآخرين على فعل الشيء نفسه.

4. بناء المهارات

أخيرًا ، من المهم أن يشعر جميع الموظفين بالدعم في إجراء التغيير بالمهارات والأدوات اللازمة للقيام بذلك بشكل صحيح. على وجه التحديد ، لتشجيع الثقافة الموزعة ، ينبغي أن توفر القيادة التدريب على كيفية العمل بفعالية على الفرق الموزعة.

من المهم أن تكون مقصودًا بشأن تغيير ثقافي مثل هذا وأن نعترف بهذا النجاح أكثر من مجرد السماح للبعض بالعمل من خارج المقر الرئيسي. يتعلق الأمر بفهم أفضل الممارسات وتطبيقها وتطويرها لمؤسستك.

إن العمل المنتج خارج المكتب هو مهارة يمكن تحسينها ، مثل أي مهارات أخرى. إذا قمت بتوظيف مطوري البرامج بناءً على عدد السنوات التي يكتبون فيها الكود ، فيجب عليك أيضًا التفكير في المدة التي عمل بها شخص ما في فريق موزع قبل تعيينهم في واحدة.

دعنا نلقي نظرة على ما تستطيع المؤسسات تعزيز التواصل عبر مساحات واسعة.

ما يشبه فريق الموزع الكبير

إنه أمر مكرر - إنشاء ثقافة عمل موزعة أكثر من مجرد "ترك الناس يعملون من المنزل".

فيما يلي بعض أفضل الممارسات التي يمكنك اختبارها مع فريقك ، حيث تقوم بتطوير طريقتك الفريدة في العمل:

الاتصالات

  • عقد اجتماع ستاندوب فيديو قصير كل يوم. يساعد على الشعور بالاتصال ويوفر فرصة ثابتة للتحدث بشكل متزامن مرة واحدة على الأقل في اليوم.
  • تجنب ثرثرة المدخل - انقل كل شيء عبر الإنترنت حيثما أمكن ذلك. والأهم من ذلك ، قم بإنشاء ثقافة يكون فيها أمرًا مقبولًا. من الأفضل القيام ببعض الأشياء بشكل شخصي مثل رسم / ألواح بيضاء ، وهو أمر جيد ، لكن حاول التقاط الإخراج ومشاركته عبر الدردشة ..
  • في اسرع وقت ممكن هو السم. إن طلب شيء ما على الفور أمر غير محترم لزملائنا وقتًا ثمينًا. قم بالتخطيط للمهام العاجلة بالفعل عن طريق وضع بروتوكول حول كيفية التعامل مع الحرائق وتعيين التحولات لمن يطلب الدعم.
  • حافظ على ساعات عمل متناسقة وإعلامات كتم الصوت أثناء ساعات الدوام. انشر ساعات العمل في ملفك الشخصي. كل هذا يمنع الإرهاق Slack حيث تشعر بالحاجة إلى الاتصال بالإنترنت باستمرار.
  • انشر رسائل "صباح الخير" و "ليلة سعيدة" للإشارة بوضوح إلى الوقت الذي تكون فيه متصلاً وتحية فريقك.
  • قم بتعيين فرق أقصى للمنطقة الزمنية. حتى المرونة لها حدود ، وهذا أمر صعب التغلب عليه. إذا لم يكن لديك تداخل منتظم لمدة ساعتين إلى ثلاث ساعات للفريق بأكمله ، فمن الصعب للغاية التواصل بشكل جيد. هذا يعني عمليا حوالي 6 ساعات في تباين المنطقة الزمنية.
  • احترس من snark ("أوه ، انظروا من يتسكع في بنطال رياضي في المنزل اليوم!").
  • احترم مدى الاهتمام الثمين أو زملائك.

مؤتمرات الفيديو

  • يجب على الجميع تسجيل الدخول إلى مكالمة فيديو ، حتى عندما يكون بعض الأشخاص في نفس الغرفة. نحتاج جميعًا إلى رؤية لقطات مقربة لوجهك الجميل ، وليس لقطة واسعة محببة لعدة أشخاص.
  • فكر في عدم استخدام قاعة مؤتمرات للأشخاص الموجودين في المكتب لتجنب مشكلات الصوت. أو بدلاً من ذلك ، استخدم الغرفة ولكن اجعل الجميع يرتدون سماعات الرأس وتشغيل مكبرات الصوت الخاصة بهم. (غيض قبعة كين ميلر لهذا واحد.)
  • قم بتدريب المشاركين على النظر إلى الكاميرا - فهي تخلق اتصالًا أعمق وتنقل الإحساس الذي تنظر إليه إلى الشخص الآخر ، وليس إلى الجانب الآخر.
  • عيّن التوقعات في المنزل مع عائلتك عندما يحين موعد وصولك ، حتى لا تتعرض للكمين. النظر في قفل الباب.
  • اعمل من مكان هادئ حيث يمكن للجميع سماعك. المقاهي على ما يرام في قرصة ولكن صاخبة للغاية للاتصال اليومي.
  • شارك رابط مؤتمر الفيديو قبل بدء المكالمة بوقت كافٍ للسماح للجميع بتسجيل الدخول والإعداد. طريقة واحدة للقيام بذلك هي الحفاظ على "غرفة" فيديو واحدة لمعظم الاجتماعات.
  • إذا كانت غالبية الحاضرين في غرفة واحدة ، فقم بتعيين شخص ما على أنه "المفوض عن بُعد" لتمثيل أي مشكلات في AV ، لا سيما في المكالمات الكبيرة مثل الاجتماعات الشاملة.
  • إذا لم تجتمع من قبل ، فضع الميزانية من 5 إلى 10 دقائق للحصول على إعداد الفيديو / الصوت بشكل صحيح في غرفة المؤتمرات.

الاستثمارات

  • يجتمع مرة كل ثلاثة أشهر شخصيا لبضعة أيام أو أسبوع. هذا هو أكبر استثمار مع أكبر مكافأة.
  • كاميرا فيديو Nicer - حتى كاميرا الويب الخارجية التي تتراوح قيمتها بين 50 و 75 دولارًا تعد ترقية كبيرة لجودة الفيديو من الكاميرا الافتراضية.
  • استرد العمال مقابل اتصال الشبكة ، مما يضمن كفاية لدفع ثمن النطاق الترددي العالي.
  • استرد مقابل معدات مكتبية أفضل مثل مكاتب الوقوف والشاشات الخارجية والكراسي والحصير الواقي لمنع الإصابة وخلق مساحة أكثر راحة.
  • استثمر في خدمات مؤتمرات الفيديو التي تمت ترقيتها مثل Zoom.
  • أضف رغوة مبللة للصوت على الجدران.

التعاقد مع زملائه في الفريق

  • تهدف إلى توظيف زملائه من ذوي الخبرة الموزعة. مثل أي مهارة ، فإن الأمر يحتاج إلى وقت للتعلم والتحسين.
  • أعد كتابة الوصف الوظيفي لإنشاء صورة للعمل اليومي.
  • تقييم مهارات الاتصال المكتوبة / الشفوية بعناية في المقابلات. لهذه المسألة ، إجراء مقابلات عبر مؤتمر الفيديو.
  • بصفتك صاحب عمل ، سيحكم العمال الموزعون ذوو الخبرة على جميع مراسلاتك المكتوبة للتعرف على معايير الكتابة. قم بتحرير منشورات عملك ، والوثائق العامة ، ومدونات المدونات ، وما إلى ذلك ، وتحسينها باستمرار حتى تصبح واضحة ورائعة ومتعة في القراءة.
  • عند التوظيف ، ابحث خارج الشبكات المحلية العادية. انشر وظائفك على لوحات الوظائف الموزعة ونشر كلمة حول ثقافة العمل الموزعة الجديدة الخاصة بك.

إذا كنت تحب هذا العمل ، فيرجى التفكير في مشاركته مع شخص آخر.

في Cylinder ، نعتقد أن البرامج البسيطة يمكنها إنجاز العمل بشكل أسرع ، مما يتيح مزيدًا من الوقت للحياة. باستخدام التصميم المتمحور حول الإنسان والممارسات البرمجية الحديثة والاتصالات عالية الجودة ، نقوم بالبحث وتصميم وبناء برامج ويب وجوال بسيطة للشركات والأفراد. البريد الإلكتروني hello@cylinder.work لمعرفة المزيد.

وإذا احتاجت مؤسستك إلى تغيير يده إلى ثقافة موزعة ، فأعطينا الصيحة.

امتنان

  • شكرًا لجوراف باتناغار على تقديمه لأول مرة نموذج التأثير وتعليمي الثقافة في العمل.
  • شكرًا لك Karolina Szczur على كتاباتها الرائعة عن العمل الموزع والشمول والتواصل.
  • شكرا للفريق الرائع في Code for America.
  • شكراً للفريق الرائع في Infinite Red على عرضه لي على جميع الاستشارات الموزعة بنجاح. اقرأ منشوراتهم حول أفضل الممارسات هنا.
  • شكرًا لجميع أصدقائي وزملائي على التعليقات والتعديلات.
https://pxhere.com/en/photo/1211244