تصوير لوكا برافو على Unsplash

كيفية التغلب على البريد الإلكتروني مع R.A.P. الإطار

إدارة البريد الإلكتروني مثل Eminem لمزيد من الإشارة ، أقل ضوضاء

لن أنسى أبدًا اليوم الذي استردت فيه السيطرة على صندوق الوارد الخاص بي. لا أتذكر التاريخ ، لكنني سأتذكر دائمًا هذا الشعور. كان الأمر مثل تشغيل سماعات إلغاء الضوضاء.

بعد أن تحررت من المهمة الأساسية الطائشة المتمثلة في التحقق من البريد الإلكتروني ، أصبحت أخيرًا حرة في إلقاء نظرة على جدولي وأسأل:

ما هو المهم حقا اليوم؟

ما هدية للإنتاجية. هدية أود أن أنقلها إليك. اليوم ، أنت وأنا سوف نبني تلك السماعات التي تعمل على إلغاء الضوضاء.

إليك السبب في حاجة ماسة للزوج.

العلم داخل صندوق الوارد الخاص بك

في الوقت الحالي ، يتم إرسال 269 مليار رسالة بريد إلكتروني كل يوم. هذه 35 رسالة بريد إلكتروني في صندوق الوارد لكل إنسان. باستثناء نصف العالم ليس على الإنترنت حتى الآن ، لذلك يمكنك مضاعفة هذا الرقم. بناءً على مدى وصولهم الكثيف طوال يومك ، ينخفض ​​هذا إلى 3-8 رسائل بريد إلكتروني في الساعة.

نظرًا لأن الأمر يستغرق حوالي 20 دقيقة لاستئناف مهمة متوقفة بشكل صحيح ، فهذا أكثر من كافٍ للتأكد من عدم إنجاز أي شيء ، ولا حتى حساب جميع الانحرافات الأخرى التي تصل كل 3 دقائق.

من المؤكد أن الوقت الضائع في العمل يكلف 10،000 دولار أمريكي لكل عامل كل عام. إنها خسارة تبلغ 1.2 تريليون دولار للاقتصاد ، وهو أمر سيئ ، لكن من الذي تمتصه حقًا هو أنت.

  • تفقد ما يصل إلى 10 نقاط حاصل ذكاء عندما تستسلم لفحص البريد الوارد.
  • نظرًا لتعدد المهام المستمر ، لن تتدفق أبدًا ، حيث يمر الوقت بسرعة ، يكون لديك التعامل مع الأشياء والعمل ممتع.
  • يمكنك إصلاح حالتك المزاجية على المدى القصير ، ولكنك تشعر بالأسف والإحباط والتعاسة في وقت لاحق ، لأنك تهدر الوقت للأشياء المهمة في الحياة التي ليس لها موعد نهائي ، مثل بدء عمل تجاري أو العثور على شريك حياتك.

تعتبر معالجة رسائل البريد الإلكتروني مثمرة ، لأن عائق الدخول منخفض ، يمكنك التحقق من الكثير من الصناديق الوهمية ، وتردد الدوبامين مرتفع. هذا يجعلها تشعر وكأنها إشارة ، عندما يكون في الواقع مجرد ضجيج.

لمعالجة هذه المشكلة ، يساعد في إعادة النظر في كيفية رؤيتك للبريد الإلكتروني تمامًا.

إعادة صياغة البريد الإلكتروني

أداة فعالة من العلاج السلوكي المعرفي هو إعادة تقييم. في جوهرها ، يمكنك تغيير سياق الحدث أو الفكرة من أجل تغيير المعنى الذي تراه وراءه.

بعض الأمثلة:

  • عندما تفسر عدم قيام صديقك بالاتصال بك مرة أخرى لأنهم مشغولون بدلاً من عدم الإعجاب بك ، فانتقل من متشائم إلى متفائل.
  • إذا أخبرت نفسك بقلقك قبل أن تتحدث ، فالإثارة ستكون أفضل.
  • إخبار الناس بتغير المناخ يمثل مشكلة صحية عامة تخلق وعيًا أكبر من وصفها بأنها مشكلة بيئية.

وبهذا المعنى ، فإن البريد الإلكتروني هو مجرد مهمة ضرورية ، وليس كافيا للقيام به. إليك كيف أراها:

البريد الوارد الخاص بك عبارة عن قائمة مهام مزدحمة بالوظائف ، مليئة بالمهام التي أنشأها أشخاص آخرون.

إن صندوق الوارد الخاص بك ليس هو المرحلة التي يتم فيها تشغيل الموسيقى ، إنه المكان الذي يخرج فيه الحشد ويصنع مضربًا. الطلبات والأسئلة والمهام الإدارية وعدد قليل جدًا من رسائل البريد الإلكتروني تجبرك على القيام بعمل مهم وعاكس.

لذلك دعونا نخفض مستوى الصوت.

تبدأ مع لائحة نظيفة

الآن ، صندوق البريد الوارد الخاص بك هو حفلة منزلية. لديك عدد قليل من رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة ، والكثير غير المقشود فقط ، والبعض الآخر تم تأجيله إلى الأبد. هذا يعني أن الوصول إلى صندوق الوارد الأولي سيكون أمرًا مؤلمًا ، لكنه ضروري.

مثل اكتساح الأرضية ، تمتص أول مرة ، ولكن إذا كنت تفعل ذلك كل يوم بعد ذلك ، فهي تجربة قصيرة وجيدة. بدلاً من إنفاق الكثير من الوقت في صندوق الوارد الخاص بك كما تريد أن تبدأ بالشعور بالرضا حيال ذلك ، فستقضي أقل وقت ممكن وتشعر بالراحة بعد ذلك.

بالالتزام بموضوع الموسيقى ، لا يوجد أحد أفضل لتعلم تنظيف خزانة البريد الإلكتروني من أكثر من مغني الراب على الإطلاق: Eminem. بعد أكثر من 20 عامًا في العمل ، لا يزال يجتاح الأرض مع أعدائه.

أسطورة حية

السبب في نجاح Em هو أنه يأخذ كل الرصاصات اللفظية التي أطلقت عليه حتى قبل أن يطلقوا النار. وبالمثل ، فإن إطار عمل RAP المكون من 3 أجزاء مثالي لمعالجة بريدك الإلكتروني.

يرمز اختصار "رد-إقرار-تأجيل" ويصف ترتيب الخيارات التي يمكنك من خلالها التعامل مع كل واحدة من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

وإليك كيف يعمل:

1. الرد

أياً كان النقد الذي يمكن لـ Eminem معالجته ، فهو يرد عليه ، عادةً ما يجد عيوبًا مماثلة في خصمه. ومع ذلك ، فهو لا يتوقف عن نقطة واحدة. على نفس المنوال ، عندما تفتح رسالة بريد إلكتروني ، فإن الطريقة الثنائية الرائعة لتقرير ما إذا كان الرد ستأتي من David Allen’s Getting Things Done:

إذا استغرق الأمر أقل من دقيقتين للرد ، فقم بذلك الآن.

إليك مثال من صندوق الوارد الخاص بي:

يا نيك ،

كنت آمل أن أقتبس لكم على صفحة الصالة الرياضية لدينا Instagram لكنني لا أعرف Instagram الخاص بك لوضع علامة لك.

هل يمكنك إخباري؟

في صحتك،
يوحنا

هذا هو الجواب عشر ثوان. حتى إذا كان نصف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك يتطلب رداً (فهي لا) واستغرق الأمر جميعًا دقيقة واحدة للرد (لا يفعلون ذلك) ، فلا يزال هذا يستغرق 30 دقيقة فقط في اليوم للبريد الوارد صفر.

في هذا النظام ، هناك سببان محتملان فقط لعدم الرد:

  1. لا تحتاج إلى.
  2. يستغرق وقتا أطول من دقيقتين.

لاحظ سبب عدم أهميته. ربما يتعين عليك الحصول على المعلومات أولاً ، وليس الشخص المناسب للتحدث معه ، أو إنها إجابة طويلة. لا يهم أي منها ، لأنه إذا لم ترد ، ستبقى الخطوة التالية كما هي.

2. الاعتراف

حتى إيمينيم لا يمكنه دحض كل الانتقادات التي يلقيها الناس عليه ، لكنه يستطيع أن يعترف بها. لذلك عندما يعترف بأنه "بوم أبيض يعيش في مقطورة مع والدته ،" ما يفعله فعلاً هو إخراج الريح من أشرعة عدوه.

بالنسبة إلى 99٪ من جميع رسائل البريد الإلكتروني ، يستحق الأشخاص الذين يرسلونها إليك شيئًا واحدًا: احترامك. إذا كنت لن تجيب ، فأقل ما يمكنك فعله هو الإقرار بطلبها. وإذا كنت ستجيب ، ليس فقط في الوقت الحالي ، فإن الإقرار بإرسال مذكرة إلى وعيك الباطن. سيجعل عملك أسهل في وقت لاحق.

نادراً ما أتجاهل رسائل البريد الإلكتروني الشخصية أو رسائل القراء. قد أؤجلهم ، لكنني أميل إلى الرد في النهاية. لذلك ، فإن معظم أمثلة رسائل البريد الإلكتروني التي أقر بها فقط هي:

  • إخطارات الرسائل الجديدة على منصات معينة.
  • تحديثات الحالة والفواتير والمبيعات وتقارير الدفع.
  • النشرات الإخبارية عبر البريد الإلكتروني.
  • رسائل بريد إلكتروني طويلة جدًا لأشخاص متجولون ومن المستحيل بالنسبة لي معرفة ما إذا كانوا يطلبون شيئًا مهمًا أم لا.

فيما يلي مثال على Mailchimp الذي يخطرني بنتيجة اختبار A / B:

تم إرسال فائز حملة اختبار A / B.
اكتملت حملة اختبار A / B "إعلان Advent Calendar 2017". كان للجمع الفائز الفوز بنسبة 8.9٪ وتم إرساله إلى المشتركين الباقين في قائمتك.

رسائل البريد الإلكتروني الوحيدة المتبقية بعد هذه الخطوة هي تلك التي لا يمكنني الإجابة عليها ، إما الآن أو كليًا. هذه الأخيرة أتقدم إلى من يستطيع الإجابة عليها.

البقية التي ألقيتها بعيدًا مثل بوميرانج ، لذلك قد يعودون لاحقًا.

3. تأجيل

يستغرق الأمر إجابة جيدة ، حتى لو كان إلهًا حرًا مثل إيمينيم ، في بعض الأحيان ، كان يختنق. هذا يعني أنه ليس جاهزًا. عليه التراجع والتفكير.

بالنسبة لنسبة صغيرة من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا ، فإن نفس الشيء صحيح. إليك واحدة من بلدي:

نيك،
ارسلت لك رسالة. أفترض أنه وصل إلى هذا البريد الإلكتروني. شكر أساسا لك أولا. ثانياً ، كيفية تنظيم جميع المقالات وملخصات الكتاب حتى أتمكن من مشاركتها بفعالية مع العملاء المحتملين والعملاء. أحتاج إلى طريقة للحصول على أفضل أفكاري حول الموضوعات الرئيسية. في كثير من الأحيان ، نسجوا معا. على أي حال ، وسأكون ممتنا أي مساعدة.
أتمنى لك كل خير،
صريح

استغرقت الإجابة على هذه الرسالة الإلكترونية حوالي 10 دقائق للكتابة ، لذا في البداية ، قمت بتأجيلها. تسمى الأداة التي أستخدمها Boomerang ، وهي امتداد لـ Gmail. يتيح لك تعويم بريد إلكتروني إلى أعلى البريد الوارد لاحقًا.

يمكنك أيضًا استخدامه لجدولة رسائل البريد الإلكتروني ، وفتح المسار والنقرات ، كما أنه يحتوي على AI للحكم على احتمال الحصول على رد. ومع ذلك ، فإن الجزء الأكثر أهمية في تأجيل رسائل البريد الإلكتروني هو تحديد متى ستتعامل معهم.

لكل شيء تأجيله ، اختر وقتًا ثابتًا عندما تجيب على جميع رسائل البريد الإلكتروني المتبقية ، كل يوم جمعة ، 2 مساءً بعد الغداء.

يتيح لك إطار عمل RAP التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني بسرعة ، ولكن إذا كنت تستخدمها طوال اليوم ، فلن تحصل على شيء. لذلك ، وبدون ما يأتي بعد ذلك ، فإن إنجازك الأولي لصندوق الوارد الوارد ليس له فائدة.

مفتاح إدارة البريد الوارد الكبير

إن إطار الراب في Eminem هو عبقري ، لكن ما يحوله من جيد إلى عظيم لا يتحكم إلا جزئياً: البيئة. مارشال يغني بشكل مختلف على SNL عما يفعله في حفلة موسيقية أو في فيديو موسيقي. إذاً ما هو أبعد من الطريقة التي تعالج بها البريد الإلكتروني ، ومتى وأين تهمك أيضًا

إذا كنت تعمل في بيئة بها وصول غير مقيد إلى البريد الإلكتروني ، فستتمكن من الوصول إليها دون قيود. لذلك ، أقترح الدخول إلى صندوق الوارد الخاص بك مرة واحدة فقط يوميًا. يمكنك أيضًا استخدام Boomerang للقيام بذلك ، والذي يضيف زر "إيقاف مؤقت" أزرق إلى Gmail.

يمكنك حتى تعيين الرد الآلي ، أو عمل استثناءات لعناوين معينة أو نقل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في جدول ، قل ثلاث مرات في اليوم ، إذا كنت بحاجة إلى ذلك. الأدوات البديلة المزودة بمزيد من الميزات هي البريد الوارد عند الاستعداد والحرية.

بعد ذلك ، قم بتعطيل جميع إشعارات البريد الإلكتروني على هاتفك وضبط آلية الجلب ليتم تشغيلها يدويًا فقط. انقل التطبيق بعيدًا عن شاشتك الرئيسية إلى الصفحة الثانية أو الثالثة وإلى مجلد متداخل. يطلق نير عيال هذا على دفن المشغلات. أزل ما يطالبك بالتحقق وجعل الأمر أكثر صعوبة.

أخيرًا ، قم بتعيين موعد يومي مع صندوق الوارد الخاص بك. أذهب في الساعة 11 صباحًا على أقرب تقدير ، عندما يمكنني معالجة البريد الإلكتروني ، ثم أتناول الغداء ، وعادةً ما أقوم بالتسجيل في الساعة 1 مساءً على الأكثر ، ويكون ذلك بعد الغداء عندما أبطأ قليلاً على أي حال.

إدارة صندوق الوارد الخاص بك ليست سوى جيدة مثل الهيكل الذي تمارس به. هذا واحد يعمل بالنسبة لي وأنا أشجعك على قرص وجعل الخاصة بك.

ومع ذلك ، فإن سماعات إلغاء الضوضاء لا تعمل إلا عند شحن البطارية الخاصة بها وفي بعض الأحيان تنفد.

النظام المثالي لا وجود له

هل أنا متمسك بهذا النظام في كل وقت؟ لا. غالبًا ، أترك رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالقارئ تتراكم لفترة طويلة وأضطر إلى القيام بها على دفعات أكبر. في بعض الأحيان ، أتحقق من بريدي الإلكتروني عدة مرات في اليوم ، عندما أنتظر الردود العاجلة.

ليس الهدف من هذا النظام ، أي نظام ، هو الهوس بكيفية تزييت كل ترس في الماكينة جيدًا ، بل القضاء على جزء جيد من البديل الفوضوي.

بناء الأساس ، لديها عملية ، والتمسك بها على أفضل وجه ممكن.

طالما أنك تكسب ببطء مزيدًا من الوقت ، ومزيدًا من التحكم في صندوق الوارد الخاص بك ، فلا يهم إذا انزلقت أحيانًا. سيستمر اثنان منكم في الصدام ، لكنك ستربح المزيد من المعارك.

هناك ، سيكون إيمينيم فخوراً. زوج جديد لامع من سماعات إلغاء الضوضاء. لقد ربحتهم.

الآن قم بتشغيل. لديك عمل لتفعله.