توقع ما هو غير متوقع - كيفية تقديم إدارة البيانات في شركة 600+ Scale-Up

قبل بضع سنوات ، أردت أن أعرف عدد موظفي Netguru الذين ليس لديهم مهام قابلة للفوترة أو كانوا متاحين لمهام جديدة ، بهدف تحسين عملية الجدولة لدينا. في ذلك الوقت ، كانت قاعدة بياناتنا الداخلية غير قادرة على تقديم هذه الأفكار في مكان واحد. نظرًا لأنه كان حاسمًا بالنسبة لأدائنا ، كان علينا إما تحسين نظامنا الحالي أو إنشاء نظام جديد من البداية. في النهاية ، قررت العمل بها عن طريق تطوير نظامنا إلى مركز قيادة على مستوى الشركة ، حيث كانت مهمة "داخلية" جديدة لجميع حالات التوفر / عدم الفوترة التي كنت أبحث عنها مجرد واحدة من الميزات.

يبدو أنه يعمل بشكل جيد حتى ورشة عمل داخلية كان لدينا قبل بضعة أسابيع. في منتصف المناقشة ، أدركنا أنه على الرغم من أن لدينا (على الأرجح) جميع البيانات اللازمة ، لم نتمكن من دفع بعض الأفكار التي كنا نبحث عنها. والسبب هو الحل الذي توصلت إليه قبل عامين. لذلك كان علينا إعادة التفكير في نهجنا مرة أخرى. تواجه كل شركة توسيع نطاق مشكلات مماثلة - ها هي قصتنا وكيف تمكنا من معالجة مشكلاتنا.

في الماضي ، كانت الشركات تعمل في بيئة يمكن التنبؤ بها بدرجة كبيرة ، حيث تم توقيع المشاريع والعقود لسنوات قادمة ، مما يوفر الاستقرار والأمن. في ظل هذه الظروف ، كانت كل من الإيرادات والتكاليف قابلة للتنبؤ بدرجة كبيرة.

لقد ولت تلك الأيام منذ زمن طويل ، حيث أصبح العالم اليوم أكثر ديناميكية من أي وقت مضى. من وجهة نظر العمل ، تأتي هذه الديناميكية مع عنصرين أساسيين:

  • بيئة يسير بخطى سريعة. من أجل البقاء ، تحتاج الشركات الحديثة إلى التجربة والتكرار ؛ تتطلب مثل هذه البيئة التحول إلى عمليات قصيرة الأجل (أشهر بدلاً من سنوات) والتحقق من صحة الفكرة بسرعة (MVP) لإدارة التكاليف والأرباح بشكل صحي.
  • المرونة. أتاح التحول الرقمي التفاعل مع اتجاهات السوق واتجاهاته حرفيًا خلال دقائق. تسهِّل هذه القدرة على الشركات الاستفادة من الفرص الجديدة الحساسة للوقت وتقليل الخسائر في حالة مخاطر الأعمال التجارية وفشلها.

Netguru هي شركة استشارية رقمية تقدم خدمات تتراوح ما بين التفكير في المنتج والتصميم والتطوير والصيانة. تعد إمكانية التنبؤ بالتكاليف على المدى الطويل أحد العوامل الرئيسية لضمان نمو مستقر في الأعمال التجارية القائمة على التكنولوجيا مثل أعمالنا. كلما كانت تنبؤاتنا أكثر دقة ، زادت فرصة تقديم مؤشرات الأداء الرئيسية للأعمال ، أو توظيف مواهب جديدة ، أو نقل الموارد داخليًا حيث ستكون هناك حاجة ماسة إليها.

المشكلة هي أنه لإجراء تنبؤات دقيقة للعملية ، تحتاج إلى النظر باستمرار إلى المستقبل وتقليل درجة عدم اليقين. هناك نوعان من الوسائل الأساسية التي يمكن أن تساعدك هنا:

  • بناء التنبؤات على بيانات دقيقة ونوعية ؛
  • تقصير دورة حياة التوظيف.

ما سبق صحيح بالنسبة لكل الأعمال التي يمكنني التفكير فيها. لنأخذ UBER على سبيل المثال:

  • لتوفير وقت موثوق للوصول ، يحتاج تطبيق UBER إلى تحليل بيانات حركة المرور في الوقت الفعلي المستوردة من مصادر متعددة ؛
  • لتغطية الطلب المتزايد بسرعة على ركوب الخيل في مناطق معينة ، تحتاج UBER إلى ضبط عملية التوظيف وتنويع مصادر السيارات والسائقين ؛
  • لزيادة NPS ، قد يكون تحسين UX وتسريع عملية ترتيب الركوب بشكل عام أمرًا بالغ الأهمية.
الصورة: أخيم بوك / unsplash.com

يوفر الجمع بين الأشياء الثلاثة أعلاه أفضل طريقة لإعداد عملك للمستقبل - يمكنك الانتقال من فقدان عميل مهم إلى تبني حلول جديدة قد تكون مربحة بواسطة المواهب الحالية. بالطبع ، يصعب أحيانًا أن تكون مرنًا ، خاصةً عندما:

  • إن قول "لا" للعميل قد يؤدي إلى فقد ثقتهم ؛
  • لا يمكننا أن نفقد هامشنا.

وبصرف النظر عن هذه الحالات ، فإن القدرة القصوى على التكيف مع الوضع الحالي أمر بالغ الأهمية لضمان النمو في الشركات الحديثة. ينطبق هذا بشكل خاص على الشركات التي تقدم خدمات رقمية - مثل Netguru - حيث تكون دورات العرض والطلب أطول بكثير من إمكانية التنبؤ بمشروع أو عميل معين والحفاظ عليهما.

لذا ، كيف نتصدى لهذا التحدي في نتغورو؟ هناك نوعان من المؤسسات التي تساعدنا ليس فقط على تأمين النمو ولكن أيضًا للنمو بشكل أسرع من اللاعبين الآخرين في السوق (نمو بنسبة 120 ٪ في عام 2018 ، هدف نمو بنسبة 50 ٪ في عام 2019):

  • نشاط. بفضل هذه المنهجية على مستوى الشركة ، يمكننا الاستفادة من الإمكانات الكاملة لمواهبنا ، على سبيل المثال دعم مستشاري التطوير لدينا في تبني التقنيات الجديدة المطلوبة / التي ستكون مطلوبة. كما أنه يجعل من السهل العثور على نقاط ضعف في كل مشروع واختيار الأدوات المناسبة لحل أي مشاكل ناتجة.
  • استراتيجية إدارة البيانات. سأركز على هذه النقطة من الآن فصاعدًا.

في البداية ، اعتدنا أن نعمل على تطبيقات وأنظمة متعددة. لم تكن هناك بيئة موحدة يتم فيها جمع البيانات وتحليلها وتحويلها إلى رؤى. ونتيجة لذلك ، لم يكن هناك أي نقطة واحدة من الحقيقة ، ويمكن أن تؤدي كل أداة إلى رؤى مختلفة عن غيرها ، مما تسبب في فوضى المعلومات ويؤثر على دقة التنبؤ لدينا.

كانت الخطوة الأولى لتغييرها هي إدراك حقيقة أن لدينا بالفعل البيانات التي نحتاجها.

ما كان يعيقنا هو عدم وجود استراتيجية لإدارة البيانات. كنا بحاجة لبدء التفكير في البيانات ، لجعلها نقطة الانطلاق لجميع عملياتنا ، ولكن في الوقت نفسه ، كان من المهم بالنسبة لنا أن نخفض عدد الأدوات إلى الحد الأدنى المطلق. نتيجةً لذلك ، قمنا ببناء نظام بيئي متكامل لإدارة البيانات يسمح لنا بجمع وتحليل المعلومات الصحيحة ، وتجميع البيانات من كل وحدة أعمال.

فيما يلي بعض الأمثلة عن كيفية عملها قبل وبعد تقديمنا نهج البيانات الجديد لكل وحدة أعمال.

1. تخطيط عدد الموظفين

من قبل: اعتدنا على توظيف المواهب وفقًا لاحتياجاتنا الحالية وما شعرنا أنه يمكن أن يحدث في المستقبل القريب. كان كل تفكير بالتمني في أفضل حالاتها.

الآن: يمكننا التنبؤ بمجموعة المواهب التي نحتاج إلى توظيفها قبل بدء كل ربع عام ، مقسمة إلى مجموعات التكنولوجيا والخدمات ومستوى الأقدمية ، وما إلى ذلك. عملائنا. في حالة حدوث أي أحداث خلال كل ربع سنة ، يمكننا ضبط خطط أعداد الموظفين بفضل منهجية Agile. نحن نستخدم عملي لأغراض التوظيف.

2. الجيل الرصاص الداخل

من قبل: اعتدنا التركيز على الحصول على المزيد والمزيد من العملاء المحتملين ومحاولة جعلهم مهتمين بعرضنا.

الآن: لقد قمنا ببناء إستراتيجية تسويقية معقدة معقدة تقوم تلقائيًا باختيار العملاء المتوقعين ذوي الجودة العالية ، وتنميتهم بعناية على طول مسار التسويق حتى يصبحوا جاهزين لتصبح فرصة مبيعات. هناك حملات متعددة للمحتوى نستخدمها (بدءًا من العلامة التجارية لأصحاب العمل وحتى تطوير رد فعل السكان الأصليين) - تم إنشاؤها جميعًا وإدارتها باستخدام HubSpot.

3. التنبؤ بمعدلات نجاح المشروع

من قبل: لم نتمكن إلا من التنبؤ بالكيفية التي سيحقق بها المشروع دقة تبلغ 40 بالمائة. استخدمنا أدوات عالية الجودة ، (Salesforce ، Jira ، Github) ، لكنها لم تتقارب بشكل جيد. وكانت النتيجة أنها لن توفر لنا البيانات التي نحتاجها لإنشاء مقاييس واتخاذ قرارات جيدة.

الآن: نظرًا لأن Salesforce كان مستخدمًا بالفعل في Netguru ، فقد انتقلنا إلى هذه الأداة من خلال الجدولة ونقاط البيانات الأخرى المدمجة (Jira ، Github) معها. أدى عرض البيانات في Salesforce في السياق الصحيح (العمل والمشروع الفردي) إلى تحسين عملياتنا ، وساعدنا في تنظيم عملنا ، وكان له تأثير إيجابي للغاية على قابلية التنبؤ لدينا. نتيجة لذلك ، على مدى بضعة أشهر ، صدمنا دقة تنبؤ مشروعنا إلى حوالي 81 ٪ (2018).

كما ذكرت سابقًا ، من المهم جمع البيانات التي تساعدك على اتخاذ قرارات ذكية فقط. قد يكون من المغري جمع جميع المعلومات الموجودة هناك لأنك لن تعرف أبدًا متى قد يصبح هناك شيء مفيد. هذا خطأ ترتكبه العديد من الشركات ، مما يجعلها غير قادرة على قيادة الأفكار الإستراتيجية. يمكنك الحصول على مجموعة من 100 مؤشر من مؤشرات الأداء الرئيسية لا توفر أي رؤية و 10 تساعدك حقًا على النمو. لهذا السبب نكافح باستمرار لجعل نظامنا واضحًا وبسيطًا ، مع إزالة جميع مصادر البيانات التي تبدو غير مستخدمة أو غير ضرورية.

على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في تحديد مستوى رضا العملاء في شركتك ، فقد يكون هناك العديد من العوامل المختلفة التي يمكنك النظر إليها. في الماضي ، كانت طريقتنا تتبع العديد من هذه الأشياء ، بما في ذلك التحدث إلى مديرينا أو التخمين إذا كان عميل معين راضيًا استنادًا إلى نغمة التواصل الخاصة بهم ، وما إلى ذلك. قادنا عادة إلى مجموعة واسعة من "البيانات المهمة حقًا" و لا معرفة عملية على الإطلاق.

اليوم ، كل ما نقوم به لقياس رضا العملاء هو مسح NPS الفصلي ، الذي حل محل جميع مؤشرات الأداء الرئيسية الأخرى. كلما حصلنا على أقل من 9 نقاط من أحد العملاء ، فإننا نعمل على تحسين رضاهم عن الربع بأكمله ثم نطلب منهم مرة أخرى لمعرفة ما إذا كان هناك أي تحسن. في نهاية الربع الأول من عام 2019 ، كانت درجة NPS الإجمالية لدينا 68.5 - أعلى بكثير من متوسط ​​الصناعة (24 لخدمات تكنولوجيا المعلومات ، و 61 لصناعة التكنولوجيا). هذا يعني في الأساس أن عملائنا أكثر من راضي ، وهو ما لن نعرفه أبدًا بدون NPS.

لتلخيص ذلك ، من خلال إدخال استراتيجية لإدارة البيانات ، تمكنا من تحسين كل عملية إستراتيجية تقريبًا في Netguru ، بما في ذلك:

  • زيادة القدرة على التنبؤ "بالمقاعد" للأشهر المقبلة ؛
  • تحسين قدرات التوظيف ، من تحديد مجموعة المواهب التي نحتاجها في المستقبل القريب إلى التوازن الصحيح لأقدمية الموظفين ؛
  • تحسين دقة تحليل التدفق النقدي المنتظم لدينا كجزء من ضمان نمو مالي صحي ؛
  • و أكثر من ذلك بكثير.

أن تكون قادرًا على "رؤية" حتى الآن في مستقبلنا يمنحنا راحة لا تضاهى من حيث التخطيط لعملنا ومهامنا المستقبلية. بعد الأشهر التسعة الأولى من العمل ضمن هذه الاستراتيجية ، تمكنا من زيادة إمكانية التنبؤ بالمشروعات بنسبة 102 في المائة. كان له تأثير مباشر على نمونا وساعدنا على البقاء في موقع الريادة في السوق. في النهاية ، كان موضع تقدير عملائنا أيضًا لأننا تمكنا من تقديم خدمات عالية الجودة في غضون الإطار الزمني المتوقع.

من الواضح ، لن تكون مهمة كاملة أبدًا. التحسين والتحقق المستمر ضروريان حتى يعمل هذا النظام بشكل صحيح. خلاف ذلك ، وجدنا أنفسنا مع مجموعة من التنبؤات غير الدقيقة ، وعدم القدرة على الرد قبل فوات الأوان.

بعض المزالق التي يجب عليك توقعها والاستعداد لها:

  1. البيانات جيدة دائمًا مثل العمليات والأشخاص الذين يقفون وراءها. كن على دراية بأن المعلومات التي تراها لن تمثل أبدًا حقيقة واقعة.
  2. الحقيقة وراء البيانات تتغير مع مرور الوقت. على سبيل المثال ، قد تصبح مؤهلات الرصاص أكثر صرامة ، مما يعني أنك قد ترى عددًا أقل من العملاء المتوقعين ، ولكن كل واحدة منها ستكون ذات جودة أعلى. الشيء نفسه ينطبق على قيمة خط الأنابيب وزيادة الأسعار.
  3. الشركات ذات النمو المرتفع مثل Netguru تتغير بسرعة. من الصعب استخدام البيانات لمقارنة أرقام YoY ، حيث تقوم بمقارنة الشركات المختلفة بشكل أساسي.

إذا كنت مهتمًا بقراءة المزيد حول كيفية تحسين إمكانية التنبؤ بإدارة المشروع لدينا بين عامي 2017 و 2018 ، فراجع دراسة الحالة المنشورة على مدونتنا.

وحظا سعيدا!

***

لن نتوقف هنا. الخطوات التالية في Netguru هي:

  • تطوير الكفاءة التحليلية المتخصصة ؛
  • تبسيط النظام الإيكولوجي بأكمله بشكل منهجي لجعل إدارته أسهل وفعالة من حيث التكلفة ؛
  • تطبيق خوارزميات التعلم الآلي على البيانات التي تم جمعها من أجل تحسين كل ما سبق.