تخلص من طغيان قائمة المهام: كيف يمكنك جدولة أولوياتك ، وليس وقتك

نشرت أصلا على JOTFORM.COM

بناء شركة يخلق جدولا مزدحما. لا توجد طريقة تقريبًا لتجنب ذلك.

لكنني أعتقد أننا تعلمنا إدارة وقتنا بشكل غير صحيح.

منذ اللحظة التي نتلقى فيها دروسًا في الواجب المنزلي أو ممارسة كرة القدم أو البيانو ، نتعلم أن إدارة الوقت تعني إعطاء الأولوية لما هو مدرج في جدولنا الزمني.

ومع ذلك ، كما يقول ستيفن كوفي ، المفتاح هو تحديد أولوياتنا.

تظهر الأبحاث أن 17٪ فقط من السكان يمكنهم تقدير مقدار الوقت اللازم للمهمة بدقة.

هذا هو المعروف باسم مغالطة التخطيط ، أو "التحيز الإيجابي" ، مما يؤدي بنا إلى التقليل من شأن مقدار الوقت الذي نحتاجه لإكمال كل مهمة. على سبيل المثال ، قد نخصص ثلاث ساعات لكتابة عرض تقديمي ، ثم ندرك أن البحث وحده سيستغرق أربع ساعات.

في دراسة أجرتها جامعة واترلو حول التحيز الإيجابي ، أظهر المشاركون مغالطة التخطيط من خلال إعطاء تقديرات الوقت نفسه لسيناريوهات العمل الواقعية (والتي تتضمن حتماً الفواصل والتحديات والانحرافات) كما فعلوا في سيناريوهات أفضل الحالات.

يبدو أنه ليس لدينا أي فكرة في الغالب عن المدة التي تستغرقها المهمة بالفعل. لذلك ربما يجب أن نتوقف عن تقدير تماما.

في شركتي ، JotForm ، لا نقوم أبدًا بتعيين مواعيد نهائية للمشروع. إنتاج عمل عظيم يهمنا أكثر من التحقق من مربع "انتهى". تتمتع فرقنا بحرية تجربة الأفكار الجديدة ، واستكشاف الظلال ، وإيجاد الحلول التي تعمل لصالح 4.3 مليون مستخدم - دون تحديد الوقت.

وكما قال الرئيس الأمريكي السابق دوايت أيزنهاور ،

"المهم هو نادرا ما يكون عاجلا وما هو عاجل هو المهم."

من خلال الالتزام بالجدول الزمني المحدد (الذي نادراً ما نقدره جيدًا) ، يمكننا الوقوع في نفس المصيدة التي تأتي مع قوائم المهام.

يمكن أن يكون التحقق من قائمة لا تنتهي أبدًا من مهام الوسيلة وسيلة مغرية لتجنب العمل الهام. وإذا كانت الكتلة الزمنية المجدولة لمهمة أساسية قصيرة جدًا ، فقد قضينا يومنا بالفعل في عبور قائمة تحقق غير ضرورية.

ومع ذلك ، أتذكر باستمرار أن المهام التي نتجنبها عادة ما تكون الأكثر أهمية - والأرجح أن تساعدنا في الوصول إلى مستوى أعلى من الإنتاجية.

يمكننا تحقيق حالة من التدفق - فترة تركيز مركزة ، شبه تأملي - من خلال تعزيز المهام الحرجة. لكننا أقل عرضة لتجربة التدفق في ظل قيود زمنية صارمة.

ومع ذلك ، يجب ألا نتخلى كلية عن إدارة الوقت.

بدلاً من الاعتماد على قائمة المهام أو تقدير الفترات الزمنية بشكل غير دقيق ، يمكننا تحديد اليوم لتحقيق أقصى درجات الأداء الشخصي لدينا.

فيما يلي ثلاث طرق لاختبار هذا النهج بنفسك.

الخطوة 1: إعطاء الأولوية للمهم ، بدلاً من جدولة الإلحاح

"لا يوجد أبدًا ما يكفي من الوقت للقيام بكل شيء ، ولكن هناك دائمًا ما يكفي من الوقت لفعل الشيء الأكثر أهمية." - براين تريسي

على الرغم من أن الأمر قد يكون مثبطًا لترك جدولك مفتوحًا لتحولات الطاقة ، إلا أن هذا يعد جانبًا مهمًا للوصول إلى أعلى مستويات الأداء. ولكن قبل أن تتمكن من إدارة أدائك ، عليك أن تعرف ما الذي يجب عليك تحديده حسب الأولوية.

فهم أيزنهاور الفرق بين المهام المهمة والعاجلة. لقد طور مصفوفة قرار أيزنهاور للتمييز بين المهام التي تتطلب عناية فورية وتلك التي تحتاج إلى وقت - وهو تمييز يمكن أن يعيق إنتاجيتنا عندما يساء فهمها.

تحتوي مصفوفة القرارات (التي شاعها ستيفن كوفي) على أربعة أرباع. يمثل كل رباعي طريقة لتأهيل المهام.

المصدر: روجر دبليو كواك

الربع الأول هو الربع الأزمة ، حيث المهام عاجلة وهامة. قد يؤدي العيش في الربع الأول إلى الإجهاد والإرهاق ومشاكل أخرى.

يقترح كوفي أن الأشخاص الذين يقضون الجزء الأكبر من وقتهم في الربع الأول سيجدون راحة في الربع الرابع ، حيث المهام ليست مهمة أو ملحّة.

يمثل الربع الثالث المهام العاجلة ، ولكنها ليست مهمة ، مثل طلب المسح الذي ينتهي في اليوم التالي. في هذا الربع ، يمكننا أن نخطئ في إلحاح الأهمية ، وتستند المهام عادة إلى توقعات وأولويات الآخرين. هذا مكان خطير يمكن أن يضيع وقتك بسرعة.

أخيرًا ، يتضمن الربع الثاني المهام المهمة ، ولكنها ليست عاجلة. كما يقول كوفي ، "الربع الرابع هو قلب الإدارة الشخصية الفعالة."

يهتم العمال المنتجون حقًا بمهام الربع الأول ولكن يركزون على الربع الثاني. هنا ، نحن نعتني بالفرص ونفكر بشكل وقائي ، ونمنح أنفسنا مساحة لإكمال العمل الذي يهم.

باستخدام المصفوفة لتحديد مهامنا ، يمكننا أن نبدأ في فهم مقدار التركيز الذي يستحقه كل مشروع بدلاً من الوقت. كما يقول كوفي ، "التحدي ليس إدارة الوقت ولكن إدارة أنفسنا".

بمعنى آخر ، فإن فهم قدرتنا على العمل بصورة منتجة في مهمة ما هو أكثر فائدة من تحديد مدتها.

بالنسبة لي ، يعد تدريب الفرق الجديدة مهمة مهمة ، ولكنها ليست عاجلة. عندما ننشئ فريقًا جديدًا متعدد الوظائف يتكون من 4 إلى 5 أشخاص ، فإنهم يشعرون بالارتباك ويفتقرون إلى الاتجاه. لقد تعلمت أنه إذا تركناهم وحدهم ، فغالبًا ما يكون عملهم مبعثرًا ودون المستوى الأمثل.

لكن ، إذا قمت بجدولة اجتماعات أسبوعية مدتها 15 دقيقة لمناقشة مشاريعهم ، وتوفير التوجيه ، واستكشاف مدى أهمية عملهم للشركة ، فإنها سرعان ما تصبح متماسكة ومثمرة.

الخطوة 2: إدارة قممك

بمجرد معرفة كيفية تحديد المهام الأساسية ، يمكنك وضع استراتيجية حول كيفية تحقيق أعلى أداء. هذا هو المكان الذي يمكننا تسخير مستويات الطاقة الطبيعية لدينا.

نعلم جميعا عندما يتدفق العمل. الجدران تسقط ، نحن نركز بشدة ، وعملنا يبهرنا ؛ هذا مثالي. من الواضح أنه لا يمكننا تجاهل المهام العاجلة (وأحيانًا الرتابة) التي تبقي شركاتنا تعمل ، ولكن يمكننا أن نتعرف على الوقت الذي نعمل فيه في أوقات متزامنة مقابل وقت غير مأجور.

عندما ننخرط في مشاريع مهمة ونتعامل معها خلال ساعات الذروة ، فنحن عادةً ما نرغب في العمل لفترة أطول ، ونشهد انخفاضًا في الإرهاق. يمكن أن يؤدي تقليل وقتنا غير المنشود إلى زيادة طاقتنا وقيادتنا.

على سبيل المثال ، وجدت دراسة أجرتها ديل كارنيجي أن الشركات التي يعمل فيها موظفون يتفوقون على أداء تلك الشركات بدون 202٪.

بينيلوب ترانك ، مدرب مهني مشهور ومؤسس مشارك لـ Quistic ، يشير إلى أنه يمكننا تقسيم وقتنا على أساس ما نحب القيام به وما لا نفعله.

تقسيم يومك هو وسيلة رائعة لتعزيز الإنتاجية. استخدم المهام التي تستمتع بها كمكافأة لإكمال المهام التي لا تهمك. وإذا استمروا ، فاستمر في إنفاق الكثير من الوقت قدر الإمكان على فعل ما تستمتع به ، لأن هذه الأنشطة ربما تقع في الربع الثاني.

على الرغم من أننا لا نستطيع تجاهل ما لا نتمتع به ، يمكننا في كثير من الأحيان أن نقرر متى نفعل ذلك. يمكن أن يمثل توقيت المشروع ما يصل إلى 20٪ من اختلافات الأداء المعرفي. يثبت العلم أن هناك أسبابًا قد تؤدي إلى سحق مهمة صعبة في الساعة 10 صباحًا ، لكنك تكافح للوصول إلى خط النهاية في الساعة 3 مساءً.

وفقًا لدانييل بينك ، فإن 75٪ من الأشخاص يعيشون أيامهم على ثلاث مراحل: ذروة ، وحوض صغير ، وفترة نقاهة. 25 ٪ الأخرى تجربة ذلك في الاتجاه المعاكس: الانتعاش ، الحوض الصغير ، ثم الذروة. من خلال تتبع مراحلنا اليومية ، يمكننا اكتشاف ساعات الأداء الخاصة بنا.

قم بعمل جدول وتسجيل مستويات الطاقة الخاصة بك على مدار اليوم. تتبع كيف تتدفق إبداعك وتركيزك وتهتم به ، ثم ابحث عن الأنماط على مدار الأسبوع.

بمجرد تحديد أوقات الذروة ، تكون على استعداد للاستفادة من تلك الساعات الثمينة.

الخطوة 3: اختيار الاستراتيجية الخاصة بك

ضع في اعتبارك أن دورك المهني يمكن أن يؤثر أيضًا على طريقة عملك. يعتقد بول غراهام أن هناك نوعين من الجداول: الجدول الزمني للمنتج وجدول المدير.

يتم إدارة جدول المدير عن طريق الاجتماعات. يعمل المدراء عادة في رشقات زمنية أقصر ، مع وجود تقاويم تتخللها مواعيد متكررة.

عادة ما يصارع صناع السيارات ، مثل الكتاب والمبرمجين ، من أجل أن يكونوا منتجين مع جدول المدير. يحتاجون إلى قطع كبيرة من الوقت (ساعات ، إن أمكن) للتعمق في عملهم وحل المشكلات الإبداعية.

إذا كان من المتوقع أن تحافظ على جدول المدير ، لكنك تعمل بشكل أفضل مع جدول صانع ، يقترح جراهام إنشاء ساعات عمل تتيح لك العيش في كلا العالمين.

إذا كنت مستوفياً لجدول المدير ولكنك تبحث عن وقت إضافي ، ففكر في تطبيق هامش اجتماع. لكل اجتماع محدد ، قم ببناء 15 دقيقة إضافية لنفسك. يمكن أن يكون هذا أيضًا طريقة رائعة للحاق بالمهام العاجلة دون السماح لهم بالاختصاص بالمهام المهمة.

في JotForm ، نحاول الحفاظ على جدول صانع ، لكنني أدرك أنني بحاجة إلى تقويم هجين. أقوم ببناء ساعات الإدارة في فترة ما بعد الظهر وأعمل كصانع خلال النصف الأول من اليوم. هذا هو عندما أحجب في الوقت المقدس للعمل العميق.

تضمن جدولة جلسات عمل مركزة يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا أن لديك دائمًا مساحة للعمل بشكل جيد.

يمكنك أيضًا تجربة نظام جدولة مثل The Da Vinci Schedule ، والذي يتقلب بين العمل العميق المتشددين والعمل العميق الناعم ، أو بناء جدول زمني أكثر تخصيصًا مع 3 أيام كاملة من العمل المركّز.

أيا كان اختيارك ، تأكد من تحديد أولويات ساعات الذروة الخاصة بك والعمل المهم ، وليس ما قد تمليه قائمة مهامك.

هناك حركة مرور قليلة جدًا على الميل الإضافي

عندما نستفيد من ساعات الذروة الخاصة بنا ، من المحتمل أن ننتج أعمالًا ذات جودة أعلى وأكثر اتساقًا. بالإضافة إلى ذلك ، يمكننا تسجيل ساعات إضافية (عند الضرورة) دون الاحتراق.

تذكر أن ساعات الذروة قد تتغير أيضًا بمرور الوقت. ما قد يشحن إنتاجيتك الفائقة هذا الشهر قد يستنزف البطارية الشهر المقبل. لذا ، حاول أن تكون متناسقًا مع مستويات طاقتك واحترم هذه التحولات الطبيعية.

تقييم ، تعديل ، والاستمرار في المضي قدما.

قد تكون عن دهشتها لما يمكنك تحقيقه.