فريق التوثيق: كيفية تفويض المهام

بواسطة ClickHelp - أفضل أداة التأليف المساعدة

لقد حان الوقت لقبول الحقائق: لا يمكنك فعل ذلك بنفسك. نظرًا لكونك ماهرًا وموجهًا نحو المهام ، فقد يؤدي تطبيق عدة مشاريع في وقت واحد إلى إلحاق الضرر بك. تحتاج إلى السماح للآخرين بمساعدتك وتخفيف بعض الضغط عن كتفيك.

ومع ذلك ، فإن تفويض المهام ليس بهذه البساطة. تحتاج إلى العثور على الكاتب التقني المثالي لهذا المنصب بحيث تكون النتيجة بامتياز. على سبيل المثال ، إذا كنت مضغوطًا للوقت ، فابحث عن الكاتب بأقل عبء عمل وأسرع سرعة عمل.

ولكن الأهم من ذلك ، يجب تجنب الوقوع في أحد هذين الفخاخين: إدارة عملية توثيق المستخدم بالكامل أو الفشل في الإشراف على فريقك بشكل صحيح.

ستعلمك هذه المقالة كيفية تجنب الوقوع في أي من هذه السيناريوهات.

أساس الوفد

يجب أن تتعلم كيفية تعيين مهام واضحة لفريقك والتعبير عن التوقعات وتحديد المواعيد النهائية. تحتاج أيضًا إلى تطبيق نظام تتبع يتيح لك منح الشخص الذي ينجز المهمة استقلالية ، مع الاستمرار في القدرة على الإشراف عليها.

لا تحصل على الفكرة الخاطئة. لا تزال جزءًا من عملية العمل ، وتحتاج إلى أن تجعل نفسك متاحًا لفريقك في حالة ظهور أي سؤال. يمكن أن تتخذ وثائق المستخدم الكثير من النماذج المعقدة ، اعتمادًا على الموضوع أو القصد من وراء المحتوى ، لذلك فمن الممكن تمامًا أن تضطر إلى تعيين شخصين أو أكثر في هذا المشروع المحدد.

من المهم جدًا أن يعرف المدير قدرات فريقه. حاول استخدام منشور المدونة الخاص بنا على المهارات الأساسية للكتاب التقنيين لتحليل فريقك. من المفيد دائمًا إبقاء هذه الصورة في ذهن المرء.

الخطوات الخمس للوفد

إليك بعض الأشياء التي يمكن أن تساعدك على تخفيف عملية التفويض وتجنب أي إزعاج.

  • التعيينات فردية: عندما تخبر فريقك بما يجب عليهم القيام به ، يكون من الأفضل تعيين كل مهمة لشخص ما بشكل مباشر والتحقق لمعرفة ما إذا كان الجميع على نفس الصفحة. تقديم تعليمات واضحة ودقيقة ، حتى يتمكنوا من إكمال واجباتهم. على سبيل المثال ، شخص واحد مسؤول عن كتابة موضوعات جديدة ، وآخر عن عمل فيديوهات تعليمية ، وما إلى ذلك.
  • أعطهم الصورة الأكبر: من السهل دائمًا العمل على شيء ما إذا كنت تعرف ماهية الأهداف. خاصة عندما نتحدث عن مهمة معقدة مثل إنشاء قاعدة معرفية ، يجب أن يكون كل عضو في الفريق مدركًا للنتائج التي يحتاجون إليها.
  • إعطاء المواعيد النهائية ، والتمسك بها: من المهم للغاية أن تخبر فريقك مباشرة من البداية كم من الوقت يمكنهم العمل على شيء ما. اشرح أهمية قيامهم بتسليم عملهم في الوقت المحدد بالارتباط بالعمليات الأخرى لعملك.
  • استخدم التقارير بشكل دوري: عندما تقوم بالتفويض ، فأنت لا تشارك بنشاط في إكمال كل مهمة ، ولكن يجب أن يكون لديك إحساس بما يجري. أفضل طريقة للقيام بذلك هي أن تطلب من أعضاء الفريق تقديم تقارير عن حالة عملهم. على هذا النحو ، يمكنك الحصول على نظرة عامة على العملية والتدخل كلما كان عليك ذلك ، مما يسمح لك بالبقاء ضمن خطة التوثيق الخاصة بك.
  • أخبرهم كيف يمكنهم الاتصال بك: من الناحية المثالية ، لا ينبغي أن يكون الاجتماع الأسبوعي هو الفرصة الوحيدة لتفاعل فريقك معك. يجب أن يعرفوا أنه في حالة حدوث شيء ما ، يمكنهم الحصول على تعليق منك بسرعة.

من الضروري الإشارة إلى أن الاحتفاظ بمعظم هذه المعلومات في مكان واحد هو فكرة رائعة. لذا ، فكر في إنشاء خطة توثيق لمنح الموظفين شيئًا ما للإشارة إليه.

إيلاء اهتمام إضافي لبيئة العمل الخاصة بك - تأكد من أن لديك جميع الأدوات الصحيحة لتفويض أفضل وأسرع. تحتوي الكثير من أدوات تأليف المساعدة على ميزات تعمل على تحسين سير عمل الفريق والسماح بتفويض مهام أكثر كفاءة ، مثل ميزات العمل الجماعي في ClickHelp.

إنه عن الثقة

لا يعني التفويض أن المدير لا يعمل على أي شيء. لها علاقة أكبر بالنتيجة النهائية نفسها.

هناك مستوى من الثقة يحتاج إلى وجود بين المندوبين وفريقهم. لا يمكن لأي تقنية إدارة استبدال ذلك.

حظا سعيدا مع الكتابة الفنية الخاصة بك!
فريق ClickHelp

نشرت أصلا في clickhelp.co.