قائمة تكتيكية حول كيفية التخطيط لأيامك وأسابيعك ومشاريعك

كان عام 2017 عامًا جيدًا بالنسبة لي في العمل. كانت الطريقة الأكثر أهمية التي تمكنت من الارتقاء بها في عملية التخطيط والتنفيذ والمراجعة. بعد سنوات من العبث بعدد لا يحصى من أساليب الإنتاجية المختلفة ، وصلت إلى نظام المجلة الدورية الذي يجعلني أركز على المهام الصحيحة في الوقت المناسب.

أريد أن أوضح لك كيف أخطط لكل شيء في بداية اليوم والأسبوع وكيف أقوم بتنظيم دورات المشروع الخاصة بي. ستلاحظ أنه أسلوب بسيط للغاية ، يختلف عن الكثير من فروق دفتر اليومية التي تراها على Facebook و Instagram. هذا عن قصد ، لأنني أعلم أنه إذا قضيت الكثير من الوقت في جعله يبدو لطيفًا ، فسوف أقضي وقتًا أقل في العمل الفعلي الذي أكتبه.

الصورة الكبيرة

يبدأ كل شهر بصفحة واحدة تسرد جميع التواريخ والأحداث والمشاريع والمواعيد المهمة. أريد أن أبقيه بسيطًا حتى أتمكن من رؤية كل شيء بسرعة ووضوح.

لدي أقسام للأحداث وأعياد الميلاد ، ومشاريع العمل ، والزحام الجانبي ، والتنمية. بجانب كل مهمة أو حدث رئيسي ، يوجد مربع اختيار يرتبط بعدد المرات التي يحتاج إلى إتمامها ، على سبيل المثال مربعان لمقطعان فيديو جديدان على YouTube.

ستلاحظ أنه لا يوجد أي نوع من المهام ذات الصلة أو التخطيط بجوار أي هدف ، وهذا مقصود. ذلك لأن التخطيط لكل هذه الأشياء يحدث في العملية الأسبوعية واليومية ، أو في دفعة المشروع التي تم تعيينها لها. هذه الصفحة مخصصة للصورة الكبيرة فقط.

شهر في لمحة

التخطيط للأسبوع

أخطط لأسبوع مع ورقة أخرى تسرد جدول الأعمال اليومي للاجتماعات والمواعيد النهائية والأحداث. مرة أخرى ، الأمر بسيط جدًا حتى أتمكن من التركيز على العمل. في إحدى الصفحات ، توجد كتلتي العشر (المزيد عن ذلك التالي) والقائمة التالية هي جدول الأعمال اليومي مع أهم المهام.

ورقة أسبوعية من الكتل الزمنية وجدول الأعمال

التخطيط لليوم

اعتدت أن أخطط لي مع رسم بياني شريطي ، وبينما أحببت هذا النظام حقًا من نمط مرئي ، وجدت أنه كان في الغالب مجرد ملء المساحة في دفتر ملاحظاتي. تهدر إحدى حيواني الأليف على أجهزة الكمبيوتر المحمولة مساحة كبيرة ، لذا فقد تخلصت من هذا النظام ببطء لأجندة بسيطة. بهذه الطريقة أرى الاجتماعات والمواعيد النهائية ومهام الفريق لدي في وقت معين دون وجود قطع كبيرة من المساحة الضائعة.

الجزء التالي والأكثر أهمية من اليوم هي أهم مهامي. تعمل هذه على الجانب الأيمن من الصفحة ، ولا يُسمح لي إلا بوضع 3 إلى 5 مهام في اليوم. هذا يضمن أنني قادر على وضع وقت محدد والتركيز على هذه المهام. يجب أن يبدأ كل يوم بالبحث عن أهم المهام الخاصة بي ، ثم البدء في العمل على إنجازها.

نظرًا لأن العديد من زملائي في الفريق يتخلفون عن العمل في مناطق زمنية وأميل إلى بدء العمل في وقت مبكر ، يمكنني الاعتماد على 1-2 ساعات من التركيز دون انقطاع لأعلى المهام. يتم منح أي شيء لم يكتمل في هذه الكتلة ساعة أو ساعتين من التركيز في فترة ما بعد الظهر ، وهذا يتوقف على ما حدث في اليوم.

جدول الأعمال اليومي والمهام العليا

إذا كانت المهمة جزءًا من مشروع أكبر أعمل عليه ، فعادةً ما يكون نوعًا من المهام الفرعية المتعلقة بالمعالم الرئيسية. في الصورة أعلاه ، تعد مهمة خطوات إعداد الفواتير الجديدة مثالًا جيدًا. إنه جزء أصغر من إجمالي المشروع الداخلي. ستستغرق كتابة خطوات وخيارات إعداد الفواتير الجديدة بضع ساعات ، وقد فعلت هذا الأسبوع معظمها يوم الإثنين ثم قمت بنقل المهمة إلى الثلاثاء لاستكمالها.

بالنسبة لرموز المهام ، أستخدم طريقة دفتر التعدادات اليومية الأصلية التي أنشأتها Ryder Carroll ، وهي:

● مهمة جديدة
✱ مهمة مهمة
✖︎ المهمة المكتملة
︎ ︎ تم ترحيل المهمة إلى اليوم التالي

السبب في أنني أحب الاحتفاظ بجميع المهام العليا في عمود واحد للأسبوع هو أنه يساعدني على تتبع المهام التي يتم إنجازها والتي يتم إيقافها. قد يبدو هذا واضحًا ، لكن عندما تكون المهمة في نفس العمود وفي الصفحة نفسها ويتعين عليك الاستمرار في كتابتها ، فإن ذلك يقودني إلى طرح أسئلة صعبة حول سبب استمراري في تأجيلها. إن كتابتها على صفحة جديدة بها ما يكفي من النضارة بالنسبة لي بحيث يمكن تأطيرها على أنها جديدة إلى اليوم ، لكن إبقائها على نفس الصفحة يزيل تلك الخدعة الذهنية.

10 كتل في الأسبوع

هذا هو الجزء المفضل لدي من الخطة الأسبوعية ، سواء في التنفيذ أو الانضباط. كنت في الحمام يومًا ما عندما فكرت ، "لقد كنت أفرط في دلو اجتماعي هذا الأسبوع". أدركت كل أسبوع أنني خصص الوقت والمهام التي لدي في مجموعات مختلفة بشكل أساسي ، ولم أدرك عندما أصبح شيء ما ممتلئًا يؤدي إلى مشاكل مع الحدود والعمل الإضافي.

نظرًا لأنه من الصعب رسم الجرافات واستهلاكها كثيرًا من الوقت ، فقد بدأت في استخدام فكرة الكتل الزمنية بدلاً من ذلك. إنه حقًا التكرار التالي لطريقة الرسم البياني الشريطي الذي استخدمته من قبل. إذا كنت أعمل 40 ساعة في الأسبوع ، فلدي أربعة كتل من الوقت لمدة 10 ساعات للالتزام بمشاريع ومسؤوليات مختلفة.

الكتل الأسبوعية وجدول الأعمال والمهام العليا

الآن يمكنني تحديد أي وقت من الوقت يمكنني الالتزام بمهام ومسؤوليات مختلفة ، ولدي مقياس حرفي عندما يكون هناك شيء ما غير متوازن أو يقترب من الحد الأقصى المسموح به من الوقت. إذا كنت في اجتماعات يومي الاثنين والثلاثاء استخدمت بالفعل 75٪ من هذه المجموعة ، فعندئذ يجب أن أقول لا لواحد مع زميله في الفريق وجدول زمني لذلك الأسبوع المقبل. بعض المهام ، مثل دعم العملاء والمشروع الداخلي ، تحتاج إلى كتل متعددة ، وهذا أمر جيد! هذه هي أهم مهامي وتتطلب 50٪ على الأقل من وقتي المركّز.

دورات المشروع

يأتي الإلهام من هذا في مقال Basecamp الرائع حول كيفية تنظيمها للعمل والفرق. إنها ممارسة نتبعها في ConvertKit أيضًا ، وأنا في وسط تجربة واحدة.

بداية دورة المشروع لمدة 6 أسابيع

تتمثل فرضية الدورة في قضاء ستة أسابيع في المشروع ، وتصبح ماهرة حقًا في معرفة ما يمكن إنجازه في ذلك الوقت. اختبر صديقي شون بلانك هذا في عام 2017 بعد حضور ورشة عمل Basecamp (ناثان باري ذهب إلى واحدة أيضًا) وغيرت عمله تمامًا. إليك ما يقوله جيسون فريد في المنشور:

قبل تضمين أي مشروع في دورة ما ، اكتشفنا بالفعل ما نعتقد أنه إصدار ستة أسابيع. لا ندرج التخطيط في وقت الدورة - كل التخطيط والمراعاة يحدثان في الملعب. يجب أن يحدث ذلك قبل أن يتم الانتهاء من العمل بواسطة فريق. بهذه الطريقة ، تكون الأسابيع الستة هي التنفيذ والتنفيذ.

ما وجدته هو أن التعامل مع هدف فردي كبير حقًا لمدة عام أمر كبير جدًا بالنسبة لي لأعمل عليه. لقد رأيت كل كلمة واحدة ، وهدفًا واحدًا وهو الحديث والبحث ، وهو أمر منطقي تمامًا. لم أتمكن من الالتزام بهذا النوع من الالتزام.

دورات المشروع التي تمتد من 6 إلى 8 أسابيع هي طريقة رائعة لإحراز تقدم وشحن شيء ما في إطار زمني دائمًا ملموس وحقيقي. يمكنني التخطيط لمدة ستة أسابيع وكل أسبوع يشعر بالأهمية ، مما يعني أهمية كل يوم. أطول من ذلك ، ومن الأسهل بالنسبة لي تأخير أو المماطلة في المهام.

الوجبات الجاهزة النهائية

الممارسات الرئيسية التي طورتها على مر السنين هي خاصة بي ، فقد تجد ممارسات أخرى تناسبك ، وآمل ذلك! غالبًا ما نأخذ أعمال وممارسات الآخرين على أنها البطاقة الذهبية لإنتاجيتنا الخاصة ، لكن هذا نصف المعركة فقط. الهدف ليس أن تكون الشخص الآخر ، ولكن جمع وجمع الحكمة المجمعة لشجرة عائلتك الإبداعية بطريقة تناسبك! ومع ذلك ، أعتقد أن هناك أربعة مبادئ هي الأكثر أهمية في نظامي.

دائما التقدم في العمل

بساطة

لقد رأينا جميعًا فروق أسعار يومية جيدة وتصنيفات وأولويات إنتاجية معقدة. أنا لا أؤمن بهم شخصيًا. من الأفضل أن يكون لديك نظام مهام بسيط يسمح لك بإلقاء نظرة موجزة على ما هو مهم حتى تتمكن من البدء في العمل عليه. كل شيء آخر هو الاختباء أو تأخير.

المهام عمود واحد الأعلى

لقد أشرت إلى ذلك أعلاه ، يساعدني عمود واحد في نفس الصفحة على تتبع المهام التي يتم إنجازها والتي يتم إيقافها. عندما يتعين عليك الاستمرار في كتابتها ، فإن ذلك يقودني إلى طرح أسئلة صعبة حول سبب استمراري في تأجيلها. مرة أخرى ، لا يختبئ أو دفع إلى صفحة جديدة.

حظر الحدود

لقد أحببت أن يكون هذا مقياسًا لأسبوعي. يبدأ بالقول أين يجب أن يذهب وقتي في بداية الأسبوع ، ثم تعقبه مع تقدم الأيام. استغرق الأمر مني شهرًا تقريبًا لتحديد المهام التي تحتاج كل كتلة إلى تعيينها بدقة ، ومن المحتمل أن تكون لديك نفس التجربة. معرفة أين يحتاج وقتك للذهاب أمر لا يصدق ، ووجدت أنه يساعدني على أن أكون أكثر انضباطًا في ذلك الوقت أيضًا.

نهاية اليوم الاستعراضات

سببين لذلك: الأول هو أنه يجعلني أقيم المكان الذي قضيت فيه وقتي وما إذا كنت منضبطة بما فيه الكفاية في المهام والمشاريع الخاصة بي. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فما هي المهمة الرئيسية التي أحتاجها لبدء اليوم التالي؟

السبب الثاني هو أن مراجعة اليوم تعطي أساسًا إغلاقًا لليوم. هذا مهم جدا! في الماضي لم أقم بهذا ، ويجعل من الصعب للغاية على ذهني إيقاف تشغيل وضع العمل. إذا لم أكن خارج العمل ، فلن أتمكن من الحضور مع عائلتي أو الذهاب إلى الفراش في غضون ساعة معقولة ، وهذا أمر مهم بالنسبة لي حقًا.

نشكرك على قراءة قصتي حول كيفية تخطيط وتنفيذ الأسابيع والأيام والمشاريع! إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن كيفية عملي والمشاريع التي نقوم بشحنها في برنامج ConvertKit ، فأنت ترغب في قناة YouTube الخاصة بي على YouTube.com/MattRagland. اراك هناك!